Documentation écrite

Présentation de l’interface

Bienvenue dans le workspace du SIRH de Socium. Cet article a pour but de vous familiariser avec l'interface utilisateur et les différentes applications disponibles pour gérer efficacement les ressources humaines au sein de votre organisation. Accéder au Workspace Lorsque vous vous connectez à votre compte Socium, vous arrivez sur la page d'accueil du workspace. Cette interface vous permet d'accéder rapidement aux différentes applications et fonctionnalités offertes par le SIRH. Applications principales Socium Doc Mgt. (Gestion documentaire) La première application disponible est la gestion documentaire. Cette application vous permet de gérer et organiser tous les documents liés aux ressources humaines de manière centralisée et sécurisée. Vous pouvez y stocker des contrats, des politiques de l'entreprise, des manuels de l'employé, etc. Workflow La deuxième application est le workflow, qui inclut la gestion des congés, des notes de frais, des avances sur salaire, et plus encore. Cette application est conçue pour automatiser et simplifier les processus administratifs, permettant ainsi de gagner du temps et d'assurer une meilleure gestion des demandes des employés Payroll (Gestion de la paie) La troisième application est dédiée à la gestion de la paie. Cette application vous permet de gérer les bulletins de salaire et de traiter les salaires des employés de manière efficace et précise. Perfs (Évaluations et compétences) La quatrième application est axée sur les performances des employés. Vous pouvez y effectuer des évaluations, fixer des objectifs, et gérer les compétences de votre personnel pour assurer leur développement professionnel. Navigation dans l'interface L'interface du Workspace est conçue pour être intuitive et facile à utiliser. Voici quelques éléments clés : - Menu principal : Situé en haut de l'écran, il vous permet d'accéder rapidement aux différentes sections telles que les employés, les départements, et les applications. - Langue : Vous pouvez changer la langue de l'interface en utilisant le sélecteur de langue en haut à droite. - Profil utilisateur : En cliquant sur votre avatar, vous pouvez accéder à votre profil, aux paramètres de compte et vous déconnecter. Utilisation des applications Pour utiliser une application, il vous suffit de cliquer sur son icône. Chaque application possède une interface propre avec des fonctionnalités spécifiques. Voici quelques exemples : - Socium Doc Mgt. : Organisez vos documents en dossiers, ajoutez de nouveaux documents, et partagez-les avec les membres de votre équipe. - Workflow : Soumettez des demandes de congés, téléchargez vos notes de frais, et consultez l'historique de vos transactions. - Payroll : Gérez les bulletins de salaire, calculez les salaires et les retenues, et générez des rapports de paie. - Perfs : Réalisez des évaluations de performance, fixez des objectifs individuels et d'équipe, et suivez le développement des compétences. L'interface du workspace du SIRH de Socium est conçue pour faciliter la gestion des ressources humaines au sein de votre organisation. En utilisant les différentes applications disponibles, vous pouvez centraliser et automatiser de nombreux processus administratifs, permettant ainsi une gestion plus efficace et une meilleure expérience pour vos employés. Pour toute question ou assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support.

Introduction à Socium Job

Bienvenue dans le module SociumJob de Socium, un outil puissant conçu pour simplifier et optimiser le processus de recrutement au sein de votre entreprise. SociumJob centralise toutes les étapes du recrutement, de la publication des offres d'emploi à la sélection des candidats, en passant par la gestion des entretiens et le suivi des candidatures. Qu'est-ce que SociumJob ? SociumJob est un module de gestion de recrutement intégré à la plateforme Socium qui permet aux entreprises de publier des offres d'emploi, de recevoir et de trier des candidatures, de communiquer avec les candidats et de suivre l'évolution des processus de recrutement. Ce module a été développé pour aider les recruteurs à gagner du temps, à améliorer l'efficacité de leurs processus et à prendre des décisions éclairées grâce à des outils d'analyse et de reporting avancés. SociumJob est conçu pour simplifier et optimiser les tâches de recrutement, permettant ainsi aux recruteurs de se concentrer sur l'essentiel : trouver les meilleurs talents. Fonctionnalités clés de SociumJob 1. Publication des Offres d'Emploi Avec SociumJob, vous pouvez créer et publier des offres d'emploi en quelques clics. Vous pouvez également personnaliser les annonces pour qu'elles correspondent à la culture et aux besoins de votre entreprise. 2. Gestion des Candidatures Recevez, triez et gérez les candidatures depuis une interface unique. Utilisez des filtres personnalisés pour identifier rapidement les candidats les plus prometteurs et suivez l'évolution de chaque candidature tout au long du processus de recrutement. 3. Communication Intégrée Communiquez directement avec les candidats via des messages intégrés à la plateforme. Planifiez des entretiens, envoyez des rappels et échangez des informations sans avoir besoin de quitter SociumJob. 4. Analyse et Reporting Accédez à des rapports détaillés sur vos processus de recrutement. Analysez les données pour identifier les points à améliorer et optimiser vos stratégies de recrutement. SociumJob vous offre des outils puissants pour évaluer la performance de vos campagnes de recrutement et prendre des décisions basées sur des données concrètes. 5. Collaboration en Équipe Travaillez en équipe sur les différentes étapes du recrutement. Partagez des notes et des évaluations, attribuez des tâches et prenez des décisions collectives. SociumJob facilite la collaboration entre les membres de votre équipe RH. Pourquoi utiliser SociumJob ? En choisissant SociumJob, vous bénéficiez d'un outil complet et intuitif qui s'adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise. Que vous soyez une petite entreprise en pleine croissance ou une grande entreprise établie, SociumJob vous offre la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour attirer les meilleurs talents et simplifier vos processus de recrutement. Utiliser SociumJob présente plusieurs avantages pour les recruteurs et les responsables des ressources humaines : - Centralisation des processus : Gérer toutes les étapes du recrutement depuis une seule plateforme. - Gain de temps : Automatiser les tâches répétitives et chronophages, comme le tri des candidatures. - Efficacité accrue : Utiliser des outils d'analyse pour prendre des décisions éclairées et améliorer les processus de recrutement. - Collaboration facile : Travailler en équipe grâce à des fonctionnalités de partage d'informations et de communication intégrée. Comment commencer avec SociumJob ? Pour commencer à utiliser SociumJob, suivez ces étapes simples : 1. Accédez à SociumJob : Connectez-vous à votre compte Socium à travers le lien : https://companies.sociumjob.com/ et accédez au module SociumJob depuis le tableau de bord. 2. Configurez vos préférences : Personnalisez les paramètres de votre compte SociumJob selon les besoins de votre entreprise. 3. Publiez votre première offre d'emploi : Utilisez l'outil de création d'annonces pour publier votre première offre d'emploi. 4. Gérez les candidatures : Commencez à recevoir et gérer les candidatures depuis votre tableau de bord SociumJob. Pour plus de détails sur chaque fonctionnalité et pour des guides pas à pas, consultez les articles spécifiques dans notre centre d'aide.

Présentation de l'interface

Navigation et interface utilisateur L'interface SociumJob est conçue pour être intuitive et conviviale, facilitant ainsi la navigation et l'utilisation de toutes les fonctionnalités disponibles. Ce guide présente les principales sections et fonctionnalités disponibles sur le tableau de bord de SociumJob. Tableau de Bord À votre connexion, vous accédez directement à votre tableau de bord SociumJob. Celui-ci présente un aperçu clair de vos activités récentes, des candidatures en cours, et des actions à entreprendre. - Bonjour Aminata Gueye, : La section d'accueil personnalise l'interface avec le nom de l'utilisateur connecté. - Heure en Temps Réel: Un affichage de l'heure actuelle est présent pour suivre les horaires en temps réel. - Statistiques Rapides: - Offres publiées: Montre le nombre total d'offres d'emploi publiées (ici, 186). - Candidatures reçues: Affiche le nombre de candidatures reçues (210). - Candidatures traitées: Indique le nombre de candidatures déjà traitées (47). - Candidatures à traiter: Indique les candidatures restantes à traiter (163). - Recrutement interne/externe: Pourcentage de recrutement interne (0%) et externe. - Durée moyenne de traitement: Affiche la durée moyenne de traitement des candidatures (ici, NaN, ce qui peut indiquer une absence de données). - Accéder aux Offres: Un bouton permettant un accès rapide aux offres d'emploi. Graphiques et Statistiques: Moyenne des CV traités par recruteur: Un graphique illustrant la moyenne des CV traités par recruteur sur une période donnée (ici, juillet). Candidatures non traitées par offre: Un autre graphique présentant les offres avec des candidatures non traitées. Nombre de Candidatures: Un graphique illustrant le nombre de candidatures recus en prenant en compte les différents statuts pour chaque candidatures ( Nouvelle Candidature ; En cours de traitement , Acceptée ; Refusée.) Menu de navigation Sur le côté gauche de l'écran, le menu de navigation offre diverses options pour la gestion et le suivi des processus de recrutement: - Gestion et Suivi: - Offres: Accès aux offres d'emploi publiées et en cours. - CVthèque: Base de données des CV reçus. - Modèles - Modèles d'offre: Permet de créer et gérer des modèles pour les offres d'emploi. - Modèles de pipeline: Gestion des pipelines de recrutement. - Modèles d'email: Créer et gérer des modèles d'emails pour les candidats. - Modèles de rapport: Outils pour générer des rapports de recrutement. - Modèles de critères: Définir des critères de sélection pour les candidatures. - Paramétrage et Sécurité: - Mon organisation: Informations et paramètres de l'organisation. - Ma présentation: Personnalisation de la présentation de l'utilisateur. - Listes de diffusion: Gestion des listes de diffusion pour la communication. - Gestion des utilisateurs: Administrer les utilisateurs de la plateforme. Assistance et Support - Assistance en ligne: Une fenêtre de chat avec Bassirou de Socium est disponible pour toute question ou aide nécessaire. L'interface de SociumJob est complète et conçue pour faciliter la gestion des processus de recrutement. Grâce à une navigation intuitive et des outils de suivi détaillés, les recruteurs peuvent facilement gérer les offres, suivre les candidatures et analyser les performances de recrutement. Besoin d'Aide Supplémentaire ? Pour plus d'informations sur l'utilisation de SociumJob, consultez nos articles spécifiques dans notre centre d'aide ou contactez notre équipe de support technique. Nous sommes là pour vous aider à tirer le meilleur parti de notre plateforme de recrutement.

Création de modèles d'emails

Créer des modèles de mail sur Socium Job permet de standardiser et d’automatiser la communication avec les candidats. Ce guide vous expliquera comment créer et gérer des modèles de mail pour améliorer votre processus de recrutement. https://www.loom.com/share/4cce28ca954444a5865f9e77ea15e683 Accéder aux modèles de mail 1. Connectez vous à votre compte Socium Job. 2. Dans le menu de navigation à gauche, sous la section "Modèles", cliquez sur "Modèles d'email". Création d'un nouveau modèle de mail 1. Cliquez sur le bouton "Créer un template" 2. Une nouvelle page ou une fenêtre contextuelle s’ouvrira pour configurer votre modèle de mail. Configuration du Modèle de Mail 1. Nom du template : - Saisissez un nom descriptif pour votre modèle de mail. Ce nom vous aidera à identifier facilement le modèle dans la liste. 2. Objet du Mail : - Rédigez l'objet du mail. Assurez vous qu'il soit clair et pertinent pour le contexte de l'email. 3. Corps du Mail : - Dans la zone de texte, rédigez le contenu du mail. Vous pouvez utiliser les variables dynamiques pour personnaliser les emails (par exemple, {Nom du Candidat}, {Poste}, etc.). - Utilisez les outils de mise en forme (gras, italique, listes à puces, etc.) pour structurer et améliorer la lisibilité du contenu. Exemples de variables dynamiques - {Nom du Candidat} : Remplacé automatiquement par le nom du candidat. - {Poste}: Remplacé par le titre du poste pour lequel le candidat a postulé. - {Date de l'Entretien} : Remplacé par la date prévue pour l'entretien. Options avancées 1. Pièces jointes : - Vous pouvez joindre des documents (par exemple, formulaire de candidature, descriptif du poste) qui seront envoyés avec le mail. 2. Conditions de réponses : - Définissez des conditions spécifiques comme la possibilité de répondre à ce mail ou non Enregistrement et Gestion des Modèles 1. Après avoir configuré votre modèle de mail, cliquez sur "Enregistrer" . 2. Votre modèle apparaîtra maintenant dans la liste des modèles de mail. 3. Pour modifier , ou supprimer un modèle, utilisez les icones disponibles à côté de chaque modèle dans la liste (Icônes de crayon, et de poubelle). Les modèles de mail sur SociumJob sont des outils puissants pour assurer une communication cohérente et efficace avec les candidats. En créant et en utilisant des modèles, vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs et offrir une meilleure expérience aux candidats. Pour toute question ou assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le support de SociumJob via le chat en ligne ou par email.

Création de modèles de pipelines de recrutement

Dans cet article, nous vous guiderons à travers le processus de création d’un modèle de pipeline de recrutement sur Socium Job. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer efficacement votre pipeline et optimiser votre processus de recrutement. https://www.loom.com/share/05557aee6e33411a8f962cfd0de72118 Étape 1 : Connexion à Socium Job Connectez vous à votre compte Socium Job en utilisant vos identifiants. Étape 2 : Accéder à la section modèle de pipeline Dans le menu de navigation à gauche de l’écran, trouvez et cliquez sur Modèle de pipeline. Étape 3 : Créer un nouveau template Cliquez sur Créer un template pour démarrer la création de votre modèle de pipeline. Étape 4 : Remplir les informations du template 1. Nom du Template: Saisissez un nom pour votre template. Ce nom devrait être représentatif du type de recrutement pour lequel ce pipeline sera utilisé. 2. Description Brève: Fournissez une description concise de ce modèle de pipeline. Cette description aidera les autres utilisateurs à comprendre l’objectif du template. Étape 5 : Configurer les statuts de la candidature Par défaut, trois statuts de candidature sont déjà configurés: - Nouvelle - Accepté - Refusé Pour chaque statut, associez un modèle de mail adapté en sélectionnant le modèle de mail dans le menu déroulant à côté de chaque statut. Étape 6 : Ajouter des statuts de traitement Si nécessaire, ajoutez des statuts de traitement supplémentaires en cliquant sur Ajouter un statut. Par exemple, vous pouvez ajouter un statut Entretien téléphonique. Pour chaque nouveau statut, sélectionnez un modèle de mail correspondant dans le menu déroulant. Étape 7 : Finaliser la création 1. Une fois que vous avez configuré tous les statuts et associé les modèles de mail appropriés, cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création de votre modèle de pipeline. Et voilà! Vous avez maintenant créé un modèle de pipeline de recrutement sur Socium Job. Utilisez ce modèle pour structurer et automatiser vos processus de recrutement de manière efficace. Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes, n’hésitez pas à consulter notre support technique pour obtenir de l’aide supplémentaire.

Création de modèles d'offres d'emploi

Dans cet article, nous vous guiderons à travers le processus de création d’un modèle d’offre d’emploi sur Socium Job. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer efficacement votre modèle et faciliter la publication de vos offres d’emploi. https://www.loom.com/share/62cadcf0677a4b999d185ce1514a27f4 La création de modèles d’offre d’emploi, bien que non obligatoire, est extrêmement bénéfique pour les recruteurs. Ces modèles standardisés servent de base pour les annonces de postes spécifiques, facilitant leur réutilisation lors de futurs recrutements pour les mêmes rôles. Ils permettent de standardiser et de rendre cohérentes les annonces, de gagner du temps en évitant la rédaction répétitive, et d’assurer la qualité et la précision des informations fournies. De plus , ils offrent la flexibilité nécessaire pour personnaliser les offres selon les besoins spécifiques des postes. Étape 1 : Informations générales 1. Nom du modèle : Saisissez un nom pour votre modèle d’offre d’emploi. Ce nom devrait être représentatif du type de poste ou du service pour lequel ce modèle sera utilisé. 2. Intitulé : Indiquez l’intitulé du poste associé à ce modèle. Cela aidera à identifier rapidement le poste lors de la publication des offres 3. Référence : Ajoutez une référence pour le poste, si nécessaire. Cela peut être un numéro ou un code interne pour suivre les offres. 4. Bureau : Sélectionnez l’emplacement ou le bureau pertinent pour le poste. Cela peut inclure la ville, la région ou l’adresse spécifique. 5. Département : Choisissez le département concerné par ce recrutement. Cela permet de classifier l’offre au sein de l’organisation. 6. Date de début du contrat : Entrez la date prévue de début du contrat. Cela donne une indication aux candidats sur la période de démarrage. 7. Calcul du salaire : Spécifiez les détails du calcul du salaire. Cela peut inclure le salaire annuel, mensuel, ou par heure, ainsi que tout autre détail pertinent. 8. Niveau d’études : Indiquez le niveau d’étude requis pour le poste. Cela peut varier de l’école secondaire à un diplôme universitaire ou professionnel. 9. Niveau d’expérience :Précisez le niveau d’expérience nécessaire pour le poste. Cela aide à attirer des candidats ayant le bon profil et les bonnes compétences. 10. Type de contrat :Sélectionnez le type de contrat (CDI, CDD, etc.). Cela informe les candidats sur la nature de l’engagement proposé. 11. Télétravail : Indiquez si le poste propose des options de télétravail. Cela peut être partiel, total, ou non applicable. 12. Confidentialité du job : Cochez l’option si vous souhaitez rendre l’offre privée. Cela signifie que l’offre ne sera visible que par les personnes ayant accès à votre espace de travail, ou elle peut être partagée publiquement selon votre choix. Après avoir rempli toutes les informations générales, cliquez sur Suivant pour continuer à l’étape suivante. Étape 2 : Paramètres de traitement Dates importantes 1. Date de publication de l’offre : Indiquez la date à laquelle vous souhaitez publier l’offre d’emploi. 2. Date de clôture des candidatures :Spécifiez la date limite pour la réception des candidatures. Documents demandés 1. CV : Choisissez si le CV est obligatoire, optionnel ou désactivé 2. Lettre de motivation : Choisissez si la lettre de motivation est obligatoire, optionnel ou désactivé. Informations additionnelles 1. Ajoutez toute question ou information supplémentaire nécessaire pour le poste (ex. : “Le candidat doit-il avoir un permis de travail ?”). 2. Définissez le type de réponse et indiquez si cette information est obligatoire ou non. Pipeline 1. Statuts par Défaut : Par défaut, les statuts suivants sont configurés : “Nouvelle”, “Accepté”, “Refusé” 2. Ajouter des Statuts : Ajoutez des statuts supplémentaires comme “Entretien téléphonique”, “Test psychotechnique”, etc., selon le processus de recrutement. 3. Modèles de Mail : Associez un modèle de mail à chaque statut. Critères de Notation 1. Critères de Notation : Définissez des critères de notation comme “Communication”, “Travail sous pression”, etc. 2. Attribuer des Notes : Pour chaque critère, attribuez une note et ajustez les critères selon vos besoins. Recruteurs Concernés 1. Recruteurs Concernés : Ajoutez des collaborateurs qui auront la permission de voir et de gérer les candidatures. 2. Après avoir configuré les paramètres de traitement, cliquez sur “Suivant” pour passer à l’étape suivante. Étape 3 : Description de l’offre et compétences requises Générer la fiche de poste 1. Description de l'offre : Utilisez l’intelligence artificielle pour générer une description détaillée de l’offre d’emploi. Cette description doit présenter de manière claire et attractive les responsabilités principales du poste, le contexte de travail et toute information pertinente sur l’environnement professionnel. 2. Profil Recherché : Laissez l’intelligence artificielle proposer un profil recherché basé sur les critères spécifiques du poste, y compris les qualifications académiques, les compétences professionnelles, et les traits personnels souhaités pour le candidat idéal. 3. Compétences Requises : L’IA peut suggérer les compétences techniques et transversales essentielles pour réussir dans ce rôle. Ces compétences doivent être alignées avec les exigences spécifiques du poste et les objectifs de l’entreprise. 4. Avantages Liés au Poste : Laissez l’intelligence artificielle énumérer les avantages offerts par le poste, comme les opportunités de développement professionnel, les avantages sociaux, ou tout autre élément attrayant pour les candidats potentiels. Si la proposition de l’intelligence artificielle correspond à vos attentes, vous pouvez simplement appuyer sur “Enregistrer” pour finaliser la création du modèle d’offre d’emploi. Sinon, vous avez la possibilité d’ajuster, modifier ou supprimer les éléments générés avant de procéder à l’enregistrement. La création de modèles d'offres d'emploi sur Socium Job, grâce à l'intelligence artificielle, améliore l'efficacité et l'attractivité des annonces. Les recruteurs peuvent personnaliser les descriptions proposées, gagner du temps avec des modèles prédéfinis, attirer davantage de candidats qualifiés avec des offres bien rédigées, assurer la conformité réglementaire et mettre à jour facilement les modèles pour s'adapter aux nouvelles tendances. En somme, Socium Job optimise le processus de recrutement en rendant la création d'offres d'emploi plus rapide, cohérente et attrayante.

Création de modèles de rapports

Créer un modèle de rapport sur Socium Job est simple et intuitif. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer votre propre modèle de rapport. https://www.loom.com/share/c1950c8f336a4f0990b005cbb1287168 Étape 1 : Accéder à l’interface de création de modèles 1. Connectez vous à votre compte SociumJob. 2. Dans le menu principal, cliquez sur “Modèles de rapport” sous la section “Modèles”. 3. Appuyer ensuite sur "Créer un template" Étape 2 : Remplir les informations du modèle Une fois dans l’interface de création de modèles, vous verrez trois sections principales : le nom du modèle, les variables disponibles, et la description du modèle. 1. Nom du modèle : Dans le champ “Nom du modèle”, saisissez un titre descriptif pour votre rapport. Ce nom vous aidera à identifier facilement le modèle parmi d’autres. 2. Variables : Les variables sont des éléments dynamiques que vous pouvez insérer dans votre modèle pour personnaliser les rapports. Vous trouverez une liste de variables prédéfinies sur l’interface. Cliquez sur une variable pour l’ajouter au modèle. Les variables peuvent inclure des éléments tels que le nom du candidat, la date de l’entretien, les résultats des évaluations, etc. 3. Description du modèle : Utilisez la section de description pour expliquer le contenu et la structure du modèle de rapport. Vous pouvez formater ce texte en utilisant les options disponibles (gras, italique, listes, etc.) pour le rendre plus lisible et structuré. 4. Prévisualiser le modèle : Après avoir saisi les informations nécessaires, vous pouvez prévisualiser votre modèle de rapport pour vérifier son apparence et sa mise en page. La prévisualisation vous montrera comment les informations et les variables s’afficheront dans le rapport final. Voici un exemple de ce que vous pourriez voir lors de la prévisualisation : Étape 3 : Sauvegarder le modèle Une fois que vous avez complété les informations nécessaires et vérifié la prévisualisation : 1. Cliquez sur le bouton “Enregistrer” situé en haut de l’interface. 2. Votre modèle de rapport sera maintenant disponible pour être utilisé lors de la création de nouveaux rapports. En suivant ces étapes, vous pourrez facilement créer des modèles de rapport personnalisés qui répondent aux besoins de votre organisation. Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter notre support technique pour obtenir de l’aide.

Listes de diffusion

Créer une liste de diffusion sur Socium Job est une tâche simple qui vous permet de gérer efficacement vos communications par e-mail. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer votre propre liste de diffusion. https://www.loom.com/share/2f1a4af33d8843a190e7c26d855b2cfd Étape 1 : Accéder à l’interface de création de liste de diffusion 1. Connectez-vous à votre compte Socium Job. 2. Dans le menu principal, cliquez sur “Liste de diffusion” sous la section “Paramétrage”. Étape 2 : Créer un nouveau template de liste de diffusion 1. Cliquez sur le bouton “Créer un template” pour accéder à l’interface de création de liste de diffusion. Étape 3 : Remplir les informations de la liste de diffusion Une fois dans l’interface de création de liste de diffusion, vous verrez plusieurs champs à remplir. 1. Nom du groupe : Dans le champ “Nom du groupe”, saisissez un titre descriptif pour votre liste de diffusion. Par exemple, vous pouvez mettre “Team RH”. 2. Description : Dans le champ “Description”, ajoutez une brève description de la liste de diffusion. Par exemple, “Liste des mails de l’équipe RH”. 3. Mails : Dans la section “Mails”, vous pouvez ajouter des adresses e-mail manuellement en les saisissant une par une. 4. Importer : Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser l’option “Importer” pour importer des adresses e-mail en bloc. Cliquez sur le bouton “Importer” et suivez les instructions pour télécharger votre liste de contacts. Voici un exemple de l’interface de création de liste de diffusion : Étape 4 : Sauvegarder la liste de diffusion Une fois que vous avez complété toutes les informations nécessaires : 1. Cliquez sur le bouton “Enregistrer” situé en haut à droite de l’interface. 2. Votre liste de diffusion sera maintenant disponible pour envoyer des e-mails à vos contacts. En suivant ces étapes, vous pourrez facilement créer et gérer des listes de diffusion personnalisées sur SociumJob.

Création et publication d’une offre d’emploi

SociumJob est une plateforme intuitive permettant de créer et de gérer des offres d’emploi. Ce guide vous explique comment créer une nouvelle offre d’emploi en utilisant les fonctionnalités de SociumJob. https://www.loom.com/share/0ed1c965149d47469734ee92b869f528 1. Accéder aux offres : Dans le menu, cliquez sur l’onglet « Offre ». 2. Ajouter une nouvelle offre : Cliquez sur « Ajouter une offre ». 3. Choisir le type d’offre : choisir le Type d’Offre : Vous avez deux options : • Offre Classique • Offre Spontanée Étape 1 : Informations générales Renseigner les informations générales 1. Choisir un modèle d’offre : Sélectionnez un modèle d’offre prédéfini que vous avez créé au préalable. Ce modèle pré-remplira automatiquement toutes les informations de l’offre. 2. Vérification et validation : Vérifiez que les informations préremplies par le modèle sont correctes avant de passer à l’étape suivante Une fois que toutes les informations générales sont vérifiées, vous pouvez passer à la deuxième partie : Paramètres de traitement. La première partie de la création d’une offre d’emploi sur Socium Job est simple et rapide grâce à l’utilisation de modèles prédéfinis. Assurez vous de sélectionner le bon modèle pour que toutes les informations nécessaires soient correctement renseignées automatiquement. Vous êtes maintenant prêt à configurer les paramètres de traitement dans la prochaine section. Étape 2: Paramètres de traitement Une fois les informations générales renseignées, cliquez sur « Suivant » pour accéder à la section Paramètres de traitement. Renseigner les Dates importantes 1. Date de publication de l’offre : Indiquez la date à laquelle vous souhaitez publier l’offre. 2. Date de clôture des candidatures : Indiquez la date limite pour recevoir les candidatures. Vérification des informations pré remplies Toutes les informations suivantes sont automatiquement remplies à partir du modèle d’offre que vous avez sélectionné au préalable: - Documents demandés : Par exemple, CV, lettre de motivation, etc. - Informations additionnelles : Informations supplémentaires nécessaires pour la candidature. - Pipeline : Processus de recrutement prédéfini. - Critères de notation : Critères utilisés pour évaluer les candidats. - Recruteurs concernés : Personnes impliquées dans le processus de recrutement. Vérification finale Assurez vous que les dates de publication et de clôture sont correctes. Les autres informations étant déjà remplies automatiquement, vous n’avez plus qu’à vérifier qu’elles correspondent à vos besoins. La deuxième partie de la création d’une offre d’emploi sur Socium Job est simple grâce à l’automatisation des paramètres de traitement par le modèle d’offre. Il vous suffit de renseigner les dates importantes et de vérifier les informations pré-remplies pour finaliser cette étape Après avoir configuré les paramètres de traitement, passons à la dernière partie : la description de l’offre et les compétences. Étape 3: Description de l'offre et compétence Une fois les paramètres de traitement renseignés, cliquez sur « Suivant » pour accéder à la section Description de l’offre et compétences. Description de l’offre et compétences Fiche de poste automatiquement remplies Les éléments de la fiche de poste suivantes sont automatiquement remplies à partir du modèle d’offre que vous avez sélectionné : - Fiche de poste : Détails du poste à pourvoir. - Description de l’offre : Aperçu du poste et des responsabilités. - Profil recherché : Qualifications et expérience souhaitées. - Compétences requises : Compétences nécessaires pour le poste. - Avantages : Bénéfices et avantages offerts par l’entreprise. Vérification et validation 1. Fiche de poste : Vérifiez que les détails du poste sont corrects et complets. 2. Description de l’offre : Assurez vous que la description reflète fidèlement le poste. 3. Profil recherché : Confirmez que les qualifications et l’expérience requises sont correctement spécifiées 4. Compétences requises : Vérifiez que les compétences nécessaires pour le poste sont bien mentionnées. 5. Avantages : Assurez vous que tous les avantages offerts par l’entreprise sont bien listés Enregistrement et publication 1. Enregistrer l’offre : Une fois toutes les informations vérifiées, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder l’offre d’emploi. 2. Publier l’Offre : Après avoir enregistré, vous pouvez publier l’offre d’emploi pour qu’elle soit visible aux candidats. La troisième partie de la création d’une offre d’emploi sur Socium Job permet de finaliser les détails de l’offre en utilisant les informations automatiquement remplies par le modèle d’offre. Il vous suffit de vérifier les informations pour vous assurer qu’elles sont correctes et complètes avant d’enregistrer et de publier l’offre. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer et publier des offres d’emploi de manière rapide et efficace. Grâce à ces étapes bien structurées et à l’automatisation par les modèles d’offre, vous pouvez créer et publier des offres d’emploi rapidement et efficacement. Socium Job simplifie le processus en réduisant le temps nécessaire pour remplir les informations et en assurant que toutes les données importantes sont correctement incluses et vérifiées. Vous êtes maintenant prêt à publier votre offre d’emploi!

Naviguer et Gérer les Candidatures sur Socium Job

Lors de la réception des candidatures via Socium Job, il est crucial de savoir comment naviguer efficacement à travers les différentes offres et candidatures et exploiter toutes les informations disponibles sur chaque candidat. Cet article vous guidera à travers les principales fonctionnalités de l’interface de gestion des offres, vous permettant ainsi de tirer le meilleur parti de la plateforme. https://www.loom.com/share/155c0389cc1d49208b3328f8f1dbd04f Pour parcourir les offres , on se connecte sur Socium Job et on appuie sur "Offre" dans le menu "Gestion et Suivi" et ensuite on appuie sur l'offre d'emploi que l'on veut parcourir Ou bien lorsque vous vous connectez sur Socium Job , appuyez sur "Dashboard" et ensuite appuyez sur "Accéder" aux offres. Vous serez redirigé alors vers une page avec toutes les offres. Sélectionnez et appuyez sur l'offre souhaitée. Barre de recherche En haut de l’interface, vous trouverez une barre de recherche. Elle permet de rechercher rapidement des offres ou des candidatures spécifiques en utilisant des mots-clés pertinents. Invitation des recruteurs À droite de la barre de recherche, vous verrez une icône en forme de crayon. Cette fonctionnalité permet d’inviter des recruteurs à collaborer sur les offres d’emploi. Cliquez sur cette icône pour envoyer des invitations à vos collègues recruteurs. https://www.loom.com/share/b8092836bac541b78d342572d650ca4e Téléchargement du pré rapport À côté de l’icône de l’invitation, vous trouverez une option pour télécharger un pré rapport. Cette fonctionnalité vous permet de générer un rapport préliminaire sur les candidatures reçues, facilitant ainsi l’évaluation initiale des candidats. Paramètres de l’offre En haut à droite de l’interface, les trois points verticaux ouvrent le menu des paramètres. Ce menu vous permet de : - Modifier l’offre d’emploi. - Supprimer l’offre. - Inviter des collègues à collaborer sur l’offre. - Inviter des candidats. - Archiver l’offre une fois le recrutement terminé. Pipelines de candidatures L’interface est divisée en plusieurs pipelines, qui représentent les différentes étapes du processus de recrutement . Ces pipelines ont été personnalisé lors de la création du modèle de l’offre d’emploi. Les candidatures peuvent être déplacées d’un pipeline à un autre en fonction de leur statut et de l’avancement du processus de recrutement. Nous pouvons avoir ces pipelines comme exemple. - Nouvelle : Toutes les nouvelles candidatures reçues apparaissent ici par défaut. - CV non retenus : Candidatures qui ne répondent pas aux critères de sélection. - En cours de traitement : Candidatures en cours d’évaluation. - Entretien téléphonique : Candidatures pour lesquelles un entretien téléphonique est prévu. Détails du candidat Pour accéder aux détails d’un candidat, cliquez sur son nom dans la liste des candidatures. Vous serez alors dirigé vers une vue détaillée contenant toutes les informations pertinentes. Informations de Base En haut de la section des détails du candidat, vous trouverez les informations de base suivantes : - Nom du candidat - Profil du candidat - Date de candidature - Adresse email - Localisation Statut de Traitement et Changement de Pipeline Tout en haut à droite, vous pouvez voir et modifier le statut de traitement du candidat. Cette fonctionnalité permet de déplacer le candidat entre les différents pipelines (comme “Nouvelle”, “CV non retenus”, etc.), en fonction de l’avancement de son dossier. Faire Postuler le Candidat à d’Autres Offres Vous avez également la possibilité de faire postuler le candidat à d’autres offres disponibles. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Faire postuler", choisissez parmi les offres disponibles, puis confirmez votre choix. Détails Complémentaires Candidature En cliquant sur l’onglet Candidature, vous accédez aux informations partagées par le candidat, telles que son CV et sa lettre de motivation. Emails L’onglet Emails affiche tous les échanges de mails entre vous et le candidat. Vous pouvez également envoyer un nouvel email au candidat directement depuis cette section en utilisant en template de mail parmi ceux déjà crée. Évaluation L’onglet Évaluation permet d’évaluer le candidat selon les critères d’évaluation que vous avez définis au préalable lors de la création du modèle d'offre d'emploi. Vous pouvez attribuer des notes allant de 1/5 en appuyant sur l'icone Etoile à coté des critères d'évaluations et ajouter des commentaires pour chaque critère. Fichiers L’onglet Fichiers contient tous les documents partagés par le candidat ou ajoutés par les recruteurs. Cela inclut des pièces jointes supplémentaires, des portefeuilles, etc. Historique L’onglet Historique retrace toutes les actions et commentaires relatifs à la candidature. Vous y trouverez les remarques et notes laissées par vos collègues, offrant ainsi une vue complète et collaborative de l’évaluation du candidat. Naviguer à travers les offres et les candidatures sur Socium Job est simple et efficace grâce à une interface bien pensée et des fonctionnalités intuitives. En utilisant les pipelines et les outils de gestion, vous pouvez facilement organiser et suivre les candidatures, garantissant ainsi un processus de recrutement fluide et bien structuré.

Trier et filtrer les CVs

Le tri et le filtrage des CV sont des étapes cruciales du processus de recrutement, et Socium Job offre des outils puissants pour vous aider à effectuer ces tâches efficacement. Lorsque vous accédez à la section Offre sur Socium Job, plusieurs fonctionnalités de tris et de filtres vous sont proposées. Voici comment utiliser ces options pour affiner votre recherche de candidats. https://www.loom.com/share/dd86654719c94904b71476def01eaaaf Algorithme de tri de CV Le tri des CV sur Socium Job permet de gérer efficacement les candidatures reçues pour vos offres d'emploi en utilisant divers critères. Contrairement aux filtres, le tri réorganise tous les CV en fonction du critère sélectionné sans masquer aucun CV. Voici comment utiliser cette fonctionnalité. Accéder à la Liste des Offres Pour accéder à la fonctionnalité de tri des CV, connectez-vous à votre compte Socium Job et cliquez sur "Offres" dans le menu de gauche sous "Gestion et suivi". Sélectionnez ensuite l'offre d'emploi pour laquelle vous souhaitez trier les candidatures. Affichage des Critères de Tri Le tri des CV est disponible sur tous les pipelines de candidature. Pour afficher les critères de tri, il suffit de cliquer sur les trois traits en haut à droite de l'écran. Cela permettra d'afficher les options de tri disponibles. Utilisation des Critères de Tri Sur l'interface du pipeline de recrutement, vous trouverez trois critères principaux de tri : le score, l'évaluation et les likes. Chacun de ces critères vous permet de réorganiser les CV pour mieux visualiser les candidatures les plus pertinentes. Tri par Score Le score attribué par l'ATS (Applicant Tracking System) de Socium Job permet de classer les candidats en fonction de leur adéquation avec le poste. Un score élevé indique une forte correspondance entre les compétences du candidat et les exigences du poste. - Pour trier par score : Cliquez sur l'en-tête "Score". Les candidatures seront réorganisées en fonction de leur score, du plus élevé au plus bas ou vice versa selon votre choix. Tri par Évaluation L'évaluation permet de classer les candidats en fonction des notes attribuées par les recruteurs ou les responsables du recrutement. Cela peut inclure des évaluations basées sur des entretiens, des tests ou d'autres critères internes. - Pour trier par évaluation : Cliquez sur l'en-tête "Évaluation". Les candidatures seront réorganisées selon les évaluations données, facilitant ainsi la comparaison des candidats. Tri par Likes Les likes permettent de classer les candidats en fonction des mentions "j'aime" attribuées par les membres de l'équipe de recrutement. Cette fonctionnalité sociale permet à plusieurs recruteurs de marquer leur intérêt pour certains candidats. - Pour trier par likes : Cliquez sur l'en-tête "Like". Les CV seront classés selon le nombre de likes reçus, mettant en avant les candidats les plus appréciés. 4. Visualisation des Candidatures Lorsque vous appliquez un critère de tri, tous les CV restent visibles sur la plateforme. Ils sont simplement réorganisés en fonction du critère de tri choisi, contrairement aux filtres qui n'affichent qu'une partie des candidatures correspondant aux critères de filtrage. - Avantages : Cela permet de maintenir une vue d'ensemble complète des candidatures tout en mettant en avant les CV les plus pertinents selon le critère de tri choisi. Le tri des CV avec Socium Job est un outil puissant pour organiser et prioriser les candidatures reçues. En utilisant les critères de tri par score, évaluation et likes, vous pouvez facilement identifier les candidats les plus prometteurs tout en conservant une vue d'ensemble complète de toutes les candidatures. Utilisez ces fonctionnalités pour optimiser votre processus de recrutement et sélectionner les meilleurs talents pour votre entreprise. Algorithme de filtre de CV Le filtrage des CV est une fonctionnalité essentielle pour optimiser le processus de recrutement. Socium Job propose des outils avancés qui permettent aux recruteurs de filtrer rapidement et efficacement les candidatures en fonction de critères spécifiques. Grâce à ces options de filtrage, vous pouvez affiner votre recherche de candidats et vous concentrer sur les profils les plus pertinents pour le poste à pourvoir. Voici comment utiliser les différentes fonctionnalités de filtrage disponibles sur Socium Job pour améliorer votre processus de sélection. Nombre de candidatures - Fonctionnalité : Vous pouvez demander à l'algorithme de vous fournir un nombre précis de candidatures dans les différents pipeline. - Utilisation : Indiquez le nombre de candidatures souhaitées. L'algorithme sélectionnera les meilleurs profils selon vos critères. Pourcentage - Fonctionnalité : Vous pouvez définir un pourcentage de candidature à afficher sur le nombre de candidatures reçues. - Utilisation : Par exemple, en entrant 90%, l'algorithme vous fournira les 90% des candidatures sur les pipelines. Direction - Fonctionnalité : Filtrer les candidatures en fonction de leur classement (les meilleurs ou les moins bons). - Utilisation : Sélectionnez l'option désirée dans le menu déroulant pour cibler les candidatures les plus prometteuses ou les moins appropriées. Recherche par tag - Fonctionnalité : Trier les candidatures en utilisant des tags spécifiques. - Utilisation : Entrez les tags pertinents pour votre recherche (ex: compétences spécifiques, expériences particulières) pour affiner les résultats. Disponibilité - Fonctionnalité : Trier les CV en fonction des dates de disponibilité des candidats. - Utilisation : Indiquez la période de disponibilité requise en entrant une date de début et une date de fin. L'algorithme filtrera les candidatures en conséquence. Prétention salariale - Fonctionnalité : Trier les candidatures selon la prétention salariale des candidats. - Utilisation : Définissez une plage salariale. Les candidatures correspondant à cette plage seront filtrées et affichées. Procédure de filtre des CV 1. Accéder à la section recherche : Depuis votre interface Socium Job, accédez à la section de recherche pour afficher les options de filtre des CV. 2. Configurer les critères de filtre : - Sélectionnez le nombre de candidatures ou le pourcentage désiré. - Choisissez la direction (meilleurs ou moins bons). - Ajoutez les tags pertinents pour votre recherche. - Définissez les dates de disponibilité. - Indiquez la plage de prétention salariale. - Filtrez les candidatures en fonction du score ATS de manière croissante ou décroissante. 3. Appliquer les critères : Cliquez sur le bouton "Appliquer" pour lancer le filtre. L'algorithme effectuera le filtre en fonction des critères définis et vous présentera les candidatures les plus pertinentes. Grâce à Socium Job, le tri et le filtrage des CV devient un processus structuré et efficace. En utilisant les différentes fonctionnalités de tri et de filtrage, vous pouvez affiner votre recherche pour trouver rapidement les candidats qui correspondent le mieux à vos besoins. Que ce soit par nombre de candidatures, pourcentage, direction, tags, dates de disponibilité ou prétention salariale, Socium Job vous offre les outils nécessaires pour optimiser votre processus de recrutement.

Sélection des candidats

La sélection des candidats est une étape décisive dans le processus de recrutement. Socium Job vous fournit des outils avancés pour vous aider à sélectionner les meilleurs candidats pour vos postes vacants. Voici comment utiliser ces fonctionnalités pour affiner votre choix. Appliquer les critères de sélection 1. Configurer les critères : Accédez à la section de recherche et de tri et configurez vos critères en fonction de vos besoins spécifiques. 2. Appliquer les critères : Cliquez sur "Appliquer" pour que l'algorithme trie les candidatures selon les critères définis. Socium Job affichera alors les candidatures les plus pertinentes. Examiner les candidatures sélectionnées Passez en revue les candidatures qui ont été triées. Socium Job vous présentera les profils correspondant à vos critères, vous permettant d'examiner rapidement les informations clés des candidats. Comparer et sélectionner les candidats - Comparer les profils : Comparez les candidatures en tenant compte des compétences, de l'expérience, de la disponibilité et de la prétention salariale. Utilisez le score ATS pour évaluer la pertinence de chaque candidature. - Sélectionner les meilleurs : Sélectionnez les candidats les plus prometteurs en fonction de votre évaluation. - Drag & Drop : Avec votre souris, maintenez le clique sur un profil pour déplacer une candidature ou sélectionnez plusieurs candidatures afin de les faire passer d’un pipeline à un autre. Si un modèle d’email est associé à cette étape, une confirmation d’envoi vous sera demandée immédiatement. 6. Planifier des entretiens Après avoir sélectionné les meilleurs candidats, utilisez Socium Job pour planifier des entretiens. Contactez les candidats directement via la plateforme pour organiser des entretiens et approfondir votre évaluation. La sélection des candidats avec Socium Job est facilitée grâce à ses outils de tri et de filtrage avancés. En utilisant des critères tels que le nombre de candidatures, le pourcentage, la direction, les tags, la disponibilité, la prétention salariale et le score ATS, vous pouvez affiner votre recherche et sélectionner rapidement les candidats les plus qualifiés. En suivant ce guide, vous optimiserez votre processus de sélection et recruterez plus efficacement les meilleurs talents pour votre entreprise. https://www.loom.com/share/08a66a28a0a343c695fa03c1caeb4664

Présentation de la CVThèque

La CVThèque de Socium Job est un outil puissant pour gérer et organiser les candidatures reçues pour vos offres d'emploi. Voici comment utiliser efficacement la CVThèque pour sélectionner les meilleurs candidats. https://www.loom.com/share/938b4d068a8541ac803d1b47bba5f700 Accéder à la CVThèque Pour accéder à la CVThèque, connectez-vous à votre compte Socium Job et cliquez sur la section "CVThèque" dans le menu de gauche sous "Gestion et suivi". Recherche et filtrage des candidatures La CVThèque vous permet de rechercher et filtrer les candidatures par compétences et par tags. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement des candidats spécifiques en entrant des mots-clés liés à leurs profils. Utilisation des critères de tri La CVThèque offre plusieurs options de tri pour vous aider à organiser les candidatures : - Tri par profil : Cliquez sur l'en-tête de colonne "Profil" pour trier les candidatures par le titre de leur profil. Cela peut vous aider à regrouper des candidats ayant des postes similaires. - Tri par nom complet : Cliquez sur l'en-tête de colonne "Nom complet" pour trier les candidatures par ordre alphabétique des noms des candidats. - Tri par date de dernière candidature : Cliquez sur l'en-tête de colonne "Dernière candidature" pour trier les candidatures par date de soumission. Cela vous permet de voir les candidatures les plus récentes en premier. - Tri par tags :Si vous avez attribué des tags aux candidatures, vous pouvez les utiliser pour filtrer les candidats. Cela peut être utile pour regrouper des candidats ayant des compétences ou des qualifications spécifiques. Sélection et comparaison des candidats Pour chaque candidat, vous pouvez voir les informations clés telles que le profil, le nom complet, la date de la dernière candidature et les tags. Voici comment utiliser ces informations pour sélectionner les meilleurs candidats : - Comparer les profils : Examinez les titres de profils pour comparer les qualifications et les expériences des candidats. - Vérifier les dates : Utilisez les dates de candidature pour prioriser les candidats les plus récents ou pour voir l'historique de leurs candidatures. - Utiliser les tags : Les tags peuvent vous aider à identifier rapidement les candidats ayant des compétences spécifiques ou des qualifications requises pour le poste. Actions sur les candidatures Pour chaque candidature, vous pouvez effectuer plusieurs actions : - Marquer comme favori : Cliquez sur l'étoile à côté du nom du candidat pour le marquer comme favori. Cela vous permet de suivre facilement les candidatures les plus prometteuses. - Consulter les détails : Cliquez sur le nom du candidat pour voir plus de détails sur son profil et son CV. - Faire postuler : Vous pouvez faire postuler des candidats de le CVthèque a des offres d'emplois correspondant à leur profil. La CVThèque de Socium Job est un outil indispensable pour gérer efficacement les candidatures. En utilisant les options de recherche, de filtrage et de tri, vous pouvez organiser les candidatures de manière structurée et sélectionner rapidement les candidats les plus prometteurs. Utilisez les fonctionnalités de marquage et de notation pour suivre vos candidats préférés et optimiser votre processus de recrutement.

Recherche avancée de candidats

La recherche avancée dans la CVthèque de Socium Job est un outil puissant qui permet aux recruteurs de trouver rapidement et efficacement les candidats les plus pertinents pour leurs offres d'emploi. Grâce à diverses options de recherche, vous pouvez affiner votre recherche en fonction de compétences spécifiques et de tags. Cet article de support vous guidera à travers les différentes fonctionnalités de la recherche avancée pour optimiser votre processus de recrutement. https://www.loom.com/share/636845e5c0a2463f95f225ec428fc66a Accéder à la recherche avancée Pour accéder à la recherche avancée dans la CVthèque de Socium Job, suivez les étapes suivantes : 1. Connectez-vous à votre compte Socium Job. 2. Dans le menu de gauche, sous "Gestion et suivi", cliquez sur "CVthèque". 3. Utilisez la barre de recherche pour entrer des mots-clés Utilisation des options de recherche avancée La recherche avancée offre plusieurs critères pour affiner votre recherche de candidats : 1. Compétences : Entrez une ou plusieurs compétences spécifiques que vous recherchez chez les candidats. Vous pouvez également activer la recherche croisée pour combiner plusieurs compétences. 2. Recherche par tag : Utilisez des tags spécifiques pour filtrer les candidats. Les tags peuvent inclure des compétences, des expériences particulières ou d'autres critères pertinents. Étapes pour utiliser la recherche avancée 1. Entrer les compétences : Dans le champ "Compétence(s)", entrez les compétences recherchées. Par exemple, si vous recherchez un développeur avec des compétences en Java et Python, entrez ces termes dans le champ. 2. Activer la recherche croisée : Cochez la case "Activer la recherche croisée" si vous souhaitez que les candidats possèdent toutes les compétences listées. 3. Ajouter des tags : Si vous utilisez des tags pour affiner votre recherche, entrez-les dans le champ "Rechercher par tag". 4. Lancer la recherche : Cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats correspondant à vos critères. Visualisation des résultats Une fois la recherche lancée, Socium Job affichera les résultats correspondants. Les candidats seront listés avec leurs informations pertinentes, y compris leurs compétences et leurs tags. Vous pouvez ensuite parcourir ces résultats pour identifier les candidats les plus prometteurs. La recherche avancée dans la CVthèque de Socium Job est un outil essentiel pour les recruteurs souhaitant trouver rapidement les candidats les plus adaptés à leurs besoins. En utilisant les différentes options de recherche, vous pouvez affiner votre recherche et vous concentrer sur les profils les plus pertinents. Utilisez ces fonctionnalités pour optimiser votre processus de recrutement et sélectionner les meilleurs talents pour votre entreprise.

Faire postuler un candidat de la CV Tech vers un autre job

Dans SociumJob.com, il est possible de faire postuler un candidat directement depuis la CVthèque. Voici les étapes à suivre pour effectuer cette action : https://www.loom.com/share/44ada9fbada14595a90e80a63fa62fef Étape 1 : Accéder à la CVthèque 1. Connectez vous à votre compte SociumJob.com. 2. Naviguez vers la CVthèque en utilisant le menu principal. Étape 2 : Sélectionner le candidat 1. Recherchez le candidat que vous souhaitez faire postuler à une offre. 2. Cliquez sur le nom du candidat pour ouvrir sa fiche de détails. Étape 3 : Faire postuler le candidat 1. Dans la fiche de détails du candidat, cliquez sur le bouton Faire postuler. 2. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira affichant la liste des offres disponibles. 3. Utilisez la barre de recherche ou faites défiler la liste pour trouver l'offre à laquelle vous souhaitez faire postuler le candidat. 4. Sélectionnez l'offre souhaitée en cliquant sur l'icone à côté du titre de l'offre. 5. Vérifiez que le candidat est bien sélectionné dans la section Candidat(s) sélectionné(s). 6. Cliquez sur Confirmer pour soumettre la candidature du candidat à l'offre. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement faire postuler un candidat à une offre directement depuis la CVthèque. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de gérer efficacement les candidatures. Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre service client.

Définir l'organisation de l'entreprise

https://www.loom.com/share/c1f9d34fb47347309a02f4cafa20c9f5 Pour créer un compte d’organisation d’entreprise sur la plateforme Socium Job, suivez les étapes ci-dessous : Connexion - Étape initiale : Connectez vous à votre compte Socium Job. Accéder à la section “Mon Organisation” - Navigation : Dans le menu à gauche, descendez jusqu’à la section “Mon organisation”. Informations générales Remplir les Détails : - Nom de l’entreprise : Saisissez le nom de votre entreprise. - Siège social : Indiquez l’adresse du siège social. - Site web : Entrez l’URL du site web de votre entreprise. - Logo de l’entreprise : Ajoutez le logo de votre entreprise (un lien URL ou téléchargez une image). - Nom complet du contact : Entrez le nom complet de la personne de contact. - Email du contact : Saisissez l’adresse email de la personne de contact. - Domaine d’activité : Sélectionnez ou indiquez le domaine dans lequel votre entreprise évolue. Ajouter des bureaux Cliquez sur Ajouter un bureau en haut à droite et la fenêtre pop up s'affiche et nous demande de remplir les champs suivants : - Nom du bureau : Saisissez le nom du bureau. - Pays : Indiquez le pays où se trouve le bureau. - Ville : Indiquez la ville où se trouve le bureau. - Siège social : Cochez cette option si ce bureau est le siège social. - Cliquez sur Ajouter le bureau pour enregistrer le bureau. Ajouter des départements Cliquez sur Ajouter un département en haut à droite et la fenêtre pop up s'affiche et nous demande de remplir les champs suivants : • Nom du département : Saisissez le nom du département. • Description du département : Ajoutez une brève description du département (ex : service financier, service des compétences, etc.). • Cliquez sur Ajouter le département pour enregistrer le département. En suivant ces étapes, vous pourrez configurer l’organisation de votre entreprise sur Socium Job efficacement.

Renseignement des informations pour la page carrière

Ce guide vous explique comment renseigner les informations nécessaires pour la page carrière de votre organisation sur Socium Job, ainsi que les liens vers vos réseaux sociaux. https://www.loom.com/share/efd52019a5bd4e9db0a6239fcee25b14 Étape 1 : Accéder au paramétrage et securité 1. Connectez vous à votre compte sur Socium Job. 2. Accédez au menu de "paramétrage et sécurité" et sélectionnez l’option “Ma présentation”. Étape 2 : Remplir les informations générales Sur la première section de la page carrière, vous devez renseigner les informations suivantes : - Année de création : Indiquez l’année de création de votre entreprise - Nombre de collaborateurs : Entrez le nombre total de collaborateurs dans votre entreprise . - Âge moyen : Mentionnez l’âge moyen des collaborateurs. - Parité : Pourcentage Femme : Indiquez le pourcentage de femmes parmi les collaborateurs . - Parité : Pourcentage Homme : Indiquez le pourcentage d’hommes parmi les collaborateurs . - Courte présentation : Écrivez une courte présentation de votre entreprise. - Présentation détaillée :Écrivez une présentation détaillée de votre entreprise. Vous pouvez utiliser les outils de formatage pour structurer votre texte Étape 3 : Ajouter les liens des réseaux sociaux Dans la section suivante, vous pouvez ajouter les liens vers les différents réseaux sociaux de votre entreprise : - Site web : Entrez l’URL de votre site web. - Facebook : Ajoutez le lien vers votre page Facebook. - LinkedIn : Ajoutez le lien vers votre profil LinkedIn. - Instagram : Entrez le lien vers votre compte Instagram. - Twitter : Ajoutez le lien vers votre compte Twitter. - Github : Ajoutez le lien vers votre profil Github, si applicable. Étape 4 : Enregistrer les informations Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite de la page pour sauvegarder vos modifications. En suivant ces étapes, vous assurerez que votre page carrière sur Socium Job est complète et présente une image professionnelle de votre entreprise, tout en facilitant l’accès à vos réseaux sociaux pour les candidats potentiels.

Gestion des utilisateurs

La gestion des utilisateurs sur SociumJob est essentielle pour assurer un accès contrôlé et organisé à votre plateforme. Voici comment ajouter un utilisateur en suivant quelques étapes simples. https://www.loom.com/share/4f1cfa011a464b5987ace03ec380b88a Étape 1 : Accéder à la Gestion des Utilisateurs 1. Connectez vous à votre compte SociumJob.com. 2. Dans le menu principal à gauche, cliquez sur Paramétrage puis sélectionnez Gestion des utilisateurs. Étape 2 : Ajouter un Utilisateur 1. Dans la section Listes des utilisateurs, cliquez sur le bouton Ajouter un compte. 2. Une fenêtre pop-up intitulée Ajouter un utilisateur s'affichera. Étape 3 : Renseigner les Informations 1. Remplissez les champs obligatoires et facultatifs pour le nouvel utilisateur : - Prénoms - Nom - Email (obligatoire) - Téléphone - Bureau - Département - Rôle (obligatoire) 2. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque (*). 3. Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur Enregistrer pour ajouter le nouvel utilisateur. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement ajouter un nouvel utilisateur à votre compte SociumJob. La gestion efficace des utilisateurs permet d'assurer que chaque membre de votre équipe dispose des permissions et de l'accès nécessaires pour accomplir leurs tâches.

Gestion des départements

Cet article a pour objectif de vous guider à travers les étapes nécessaires pour ajouter un département dans le workflow de Socium. La gestion des départements est essentielle pour structurer votre organisation et attribuer des responsabilités spécifiques à chaque unité. https://www.loom.com/share/4bee27ac3b81479a8923163d13fc15fb Étapes pour ajouter un département Connexion à votre compte Socium Commencez par vous connecter à votre compte Socium Workspace. Entrez vos identifiants de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe) sur la page de connexion. Accéder à l'interface du workspace Une fois connecté, vous serez redirigé vers l'interface du workspace. En haut de cette interface, vous trouverez le menu principal qui inclut trois options, "Applications" "Employés" et "Départements". Sélectionner le menu "Département" Cliquez sur l'onglet "Département" dans le menu principal. Vous serez dirigé vers une page où vous pourrez gérer les départements de votre organisation. Ajouter un nouveau département Sur la page des départements, appuyer sur l'option "Ajouter un département" Remplir les informations du département Une fois que vous avez cliqué sur "Ajouter un département", un formulaire s'affichera. Ce formulaire contient plusieurs champs obligatoires que vous devez remplir : - Nom du département : Entrez le nom du département que vous souhaitez ajouter. Ce champ est obligatoire. - Chef de département : Sélectionnez le chef de département à partir de la liste déroulante. Cette liste contient les noms des employés éligibles à ce poste. Ce choix est obligatoire. - Département parent : Choisissez le département parent auquel ce nouveau département sera rattaché. Cela aide à organiser clairement la structure hiérarchique de l'entreprise. Ce champ est également facultatif. - Description du département : Fournissez une description du département. Bien que ce champ soit facultatif, il est fortement recommandé de le remplir pour clarifier les responsabilités et les fonctions du département. Enregistrer le département Après avoir rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter le nouveau département. Votre nouveau département a été ajouté avec succès. Ajouter un nouveau département dans le workflow de Socium est une tâche simple qui permet de structurer votre organisation de manière efficace. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que chaque département est bien défini et correctement intégré dans la hiérarchie de votre entreprise.

Présentation de l’organigramme

L'organigramme dans le workspace permet de visualiser la structure hiérarchique des employés et des départements de votre entreprise. Ce guide vous aidera à comprendre comment lire et interpréter les informations présentées dans l'organigramme. https://www.loom.com/share/08dea3cd3e0a468bb3758e860fa76447 Visualisation de l'Organigramme La première image montre l'organigramme principal où chaque boîte représente un département. Voici les principaux éléments que vous pouvez observer : - Nom de l'employé : Chaque boîte contient le nom de l'employé. - Poste de l'employé : Sous le nom, le poste de l'employé est indiqué. - Département : Le département auquel l'employé appartient est également mentionné. Organigramme Principal Dans cet exemple, Mamadou Diallo est un Sales Account Executive appartenant à la Direction Générale. Sous lui, plusieurs employés sont répartis dans différents départements comme Finance, Commercial, DSI, et Direction des Opérations. Détails du Département Lorsque vous cliquez sur un département, une fenêtre de détails s'ouvre à droite de l'écran. Cette fenêtre fournit des informations supplémentaires sur le département sélectionné. Exemple avec les détails du département de Mamadou Diallo : Détails du département : Les informations disponibles dans cette fenêtre incluent : - Nom et poste de l'employé : Confirmant les informations visibles sur l'organigramme principal. - Département : Le nom du département auquel appartient l'employé. - Sous-département(s) : Indique le nombre de sous-départements sous ce département principal. - Employé(s) : Le nombre total d'employés dans ce département. Dans cet exemple, Mamadou Diallo appartient à la Direction Générale qui comporte 4 sous-départements et 1 employé. Utilisation des informations L'organigramme vous permet de comprendre rapidement la structure de votre entreprise. En utilisant les vues détaillées, vous pouvez explorer les relations hiérarchiques, les responsabilités des employés et la composition des départements. Cela est particulièrement utile pour : - Planification et gestion des ressources : Assurer une répartition efficace des tâches et des responsabilités. - Communication interne : Savoir à qui s'adresser pour des questions spécifiques. - Nouveaux recrutements : Comprendre la structure avant d'ajouter de nouveaux membres à l'équipe. La lecture de l'organigramme sur le workspace Socium est intuitive grâce à une interface claire et des détails accessibles en un clic. En vous familiarisant avec ces éléments, vous pourrez naviguer et utiliser l'organigramme pour améliorer la gestion et l'organisation de votre entreprise.

Ajouter un nouvel employé

La section Employés de Workspace est l'épicentre de la gestion des membres de votre organisation, où vous avez la capacité d'ajouter de nouveaux utilisateurs, de définir leurs rôles, de modifier les informations des utilisateurs existants, et d'enrichir les profils avec des informations détaillées. C'est ici que la gestion des accès et des permissions prend vie. https://www.loom.com/share/ab78b58ee16348d69362a1d700c9c753 Accéder au menu des employés - Accédez au Workspace Socium et connectez vous avec vos identifiants. - Cliquez sur l'onglet "Employés" situé dans la barre de navigation supérieure. Ajouter un nouvel employé - Cliquez sur le bouton "Ajouter un employé" qui se trouve en haut à droite de l'écran. Remplir les informations de l'employé Une nouvelle fenêtre ou un formulaire s'affichera. Remplissez les champs suivants avec les informations de l'employé : - Matricule : Saisissez le matricule de l'employé - Nom complet : Saisissez le prénom et le nom de l'employé. - Adresse e-mail : Entrez l'adresse e-mail professionnelle de l'employé. - Genre : Choisissez le genre de l'employé - Numéro de téléphone : Indiquez le numéro de téléphone de l'employé. - Poste : Sélectionnez ou saisissez le poste de l'employé. - Département : Choisissez le département auquel l'employé appartient. - Date de début : Indiquez la date à laquelle l'employé commence son travail. - Attribuer des rôles : Sélectionnez les rôles appropriés pour l'employé (par exemple, utilisateur, administrateur, etc.)et accordez les permissions nécessaires en fonction du rôle de l'employé. Enregistrer l'employé 1. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder les informations de l'employé. 2. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Enregistrer", l'utilisateur ajouté recevra automatiquement un e-mail contenant un lien unique. En cliquant sur ce lien, l'utilisateur sera invité à créer son propre mot de passe, lui permettant ainsi de se connecter à Workspace en utilisant l'adresse e-mail renseignée et le mot de passe qu'il vient de définir. Ajouter des informations supplémentaires Informations d’identification La section « Informations et identifications » est cruciale pour la gestion précise des données des utilisateurs au sein de Workspace. Elle est subdivisée en plusieurs sous-sections, chacune visant à recueillir des aspects différents de l'information de l'utilisateur. Voici le détail des sous-sections et le type d'informations à y renseigner : - Informations d’identification : cette partie recueille les informations de base de l'employé, telles que le nom, le prénom, le genre, et d'autres données d'identification personnelles. - Adresse et contact : ici, vous devez entrer les détails de contact de l'employé, y compris l'adresse postale, le numéro de téléphone, et l'adresse e-mail. Cela permet une communication efficace avec l'employé. - Familles : cette section est dédiée aux informations relatives à la famille de l'employé, comme le statut marital et les dépendants. Ces informations peuvent être importantes pour les dossiers RH et les avantages sociaux. - Informations du poste : cette partie contient les détails spécifiques au poste de l'employé, incluant, le département, le poste occupé, ainsi que le matricule. - Informations bancaires : les informations bancaires de l'employé comme le RIB sont saisies dans cette section. - Types de comptes : cette section permet de définir les rôles et les niveaux d'accès de l'utilisateur à la plateforme, en fonction des produits auxquels l'entreprise est abonnée. Vous pouvez attribuer des rôles tels qu'admin, employé, ou invité, ajustant ainsi l'accès aux différentes fonctionnalités de Workspace et à d'autres produits selon les besoins opérationnels. En plus des informations personnelles et professionnelles, il est crucial de renseigner les informations contractuelles de l'employé. Informations contractuelles Dans l'onglet “Contrat”, les utilisateurs ont accès à une gamme complète de données contractuelles et salariales qui forment le socle des conditions d'emploi de chaque collaborateur. Cette section intègre des informations détaillées sur la rémunération, telles que le salaire brut, le salaire net, le salaire de base, ainsi que le sursalaire, offrant une vision claire de la structure salariale de l'employé. Elle couvre également les aspects fondamentaux du contrat de travail, y compris le type de contrat, précisant s'il s'agit d'un engagement à durée indéterminée ou déterminée, la date d'embauche qui marque le début officiel de l'emploi, et d'autres données cruciales telles que les détails fiscaux et de sécurité sociale. Créer un nouvel employé dans le workspace Socium est un processus simple et rapide. En suivant ces étapes, vous pouvez ajouter efficacement de nouveaux membres à votre équipe et assurer une intégration sans heurts.

Modifier les informations d'un employé

Modifier les informations d’un employé sur Workspace est une tâche simple qui vous permet de mettre à jour les données personnelles et professionnelles d’un membre de votre équipe. Voici les étapes détaillées pour effectuer ces modifications en vous basant sur les différentes sections disponibles. https://www.loom.com/share/526af7a607aa4b7aadca8be69bdafba0 Modifier les informations de l’utilisateur Pour modifier les informations d'un utilisateur dans Workspace, - Étape 1 : Connectez vous à votre compte administrateur sur Workspace. - Étape 2 : Allez dans la section "Employés" depuis le tableau de bord principal. - Étape 3 : Sélectionnez l’employé que vous souhaitez modifier en cliquant sur l'icône en forme de crayon située à droite sur la ligne de l'utilisateur concerné. Cette action ouvre une page détaillée où vous pouvez voir et modifier les informations de l'utilisateur à travers trois onglets distincts : “Information d'identification”, “Contrat” et “Absence & Congés”. Modifier les informations d'identification - Étape 4 : Sur la fiche de l'employé, accédez à l'onglet "Informations d'identification". - Étape 5 : Vous pouvez mettre à jour des informations telles que le nom, le prénom, le genre, la date et le lieu de naissance, le pays de naissance , la pièce d'identité fournie , le numéro de la pièce ; la date et le pays de délivrance . Modifier les informations de contact Passez à la section "Adresse & Contact". - Étape 6 : Mettez à jour le numéro de téléphone, le pays de résidence et l**'adresse actuelle**. Vous pouvez également modifier les informations de contact en cas d’urgence. L'adresse mail du contact qui a déjà active son compte n'est pas modifiable. On peut peut modifier l'adresse mail que lorsque le contact n'a pas encore active son compte. Modifier les informations familiales Accédez à la section "Famille". - Étape 7: Mettez à jour les informations telles que la situation matrimoniale, le nombre d’enfants, et les noms des parents. Modifier les informations du poste Passez à la section "Informations du poste". - Étape 08: Modifiez les informations relatives au poste occupé par l'employé, y compris le département, le supérieur hiérarchique et le matricule. - Étape 09 : Vous pouvez également mettre à jour les détails du centre analytique si nécessaire. Modifier les informations bancaires Passez à la section "informations bancaires". - Étape 10 : Mettez à jour les informations tel que le RIB et la banque de l'employé. Modifier le type de compte Passez à la section "Type de compte". - Étape 11 : Définissez les droits d'accès de l'employé en fonction de son rôle**.** Vous pouvez choisir s'il doit avoir accès au module du Workspace en tant qu'admin ou ou avoir des accès en tant qu'employé simple. Modifier les informations du contrat - Étape 12 : Allez dans la section "contrat". - Étape 13 : Mettez à jour les informations sur le type de contrat, la convention collective, le salaire (base, brut, net, sursalaire; etc.), les primes, l'ancienneté , la date d'embauche , la période d'essai , et le bulletin type . - Étape 14 : Assurez vous que les informations relatives au bulletin type; à la catégorie, date d’embauche et la période d’essai les parts IR sont à jour etc. . Modifier les absences et congés - Étape 15 : Accédez à l'onglet "absences & congés". - Étape 16: Vous pouvez ajouter les absences , ainsi que les congés et modifier l'incrément mensuel du solde de congés. Sauvegarder les modifications - Étape 17 : Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur "mettre à jour" pour enregistrer les changements. - Étape 18: Un message de confirmation s’affichera pour indiquer que les informations ont été mises à jour avec succès.

Présentation du profil d’un employé

Le profil de l'employé dans Workspace Socium fournit une vue détaillée et complète des informations essentielles concernant chaque membre de votre équipe. Voici comment accéder et utiliser efficacement cette fonctionnalité pour optimiser la gestion des ressources humaines. Accéder au Profil de l'Employé 1. Accéder à la Liste des Employés : - Dans le menu principal de Workspace, sélectionnez l'option “Employés” pour afficher la liste complète des employés de votre organisation. 2. Sélectionner un Employé : - Cliquez sur le nom de l'employé dont vous souhaitez consulter le profil. Vous serez dirigé vers la page de profil de cet employé. Relance, Édition, et Activation Pour assurer une gestion efficace et à jour des utilisateurs, Workspace Socium propose plusieurs fonctionnalités permettant de relancer les utilisateurs inactifs, d'éditer les informations de profil, et d'activer ou désactiver les comptes d'utilisateurs. Plusieurs icônes facilitent ce processus : un triangle rouge avec un point d'exclamation indique qu'un utilisateur n'a pas encore activé son compte, un haut-parleur sert à envoyer une relance, une icône d'édition permet de modifier les informations de l'utilisateur, et l'option d'activer/désactiver gère l'état actif des utilisateurs. **Relance des Employés :**Dans le processus de gestion des utilisateurs au sein de Workspace, il est possible que certains ne suivent pas immédiatement la procédure d'activation de leur compte. Le lien d'activation envoyé par e-mail expire après une semaine, nécessitant l'envoi d'un nouveau lien si l'utilisateur n'a pas agi dans ce délai. Pour identifier facilement ces cas, Workspace intègre un système de notification visuelle : si l'utilisateur n'a pas encore activé son compte, un icône en forme de triangle avec un point d'exclamation, coloré en rouge, apparaîtra à gauche de la ligne correspondant à cet utilisateur. Pour relancer un utilisateur et encourager l'activation de son compte : - Identifier les Utilisateurs Inactifs :Recherchez l'icône en forme de triangle rouge avec un point d'exclamation à gauche de la ligne correspondant à l'utilisateur inactif. - **Envoyer une Relance :**Recherchez l'icône de haut-parleur située à l'extrême droite sur la ligne de l'utilisateur concerné. Cliquez sur cette icône pour envoyer automatiquement un nouveau lien d'activation à l'adresse e-mail de l'utilisateur. L'utilisateur recevra un e-mail contenant un nouveau lien qu'il pourra suivre pour définir son mot de passe et accéder à Workspace. Activer ou Désactiver un Employé : - Pour gérer l'état actif d'un employé, utilisez les options “Activer” ou “Désactiver” disponibles dans le profil de l'employé. Cela peut être utile lors des départs ou des suspensions temporaires. Édition Avancée : - Pour modifier les informations d'un utilisateur dans Workspace, vous devez simplement cliquer sur l'icône en forme de crayon située à droite sur la ligne de l'utilisateur concerné. Cette action ouvre une page détaillée où vous pouvez voir et modifier les informations de l'utilisateur à travers trois onglets distincts : “Information d'identification”, “Contrat” et “Absence & Congés”. Sections du Profil de l'Employé Le profil de l'employé est divisé en plusieurs sections clés, chacune fournissant des informations spécifiques : 1. Informations Personnelles : - Photo de Profil : Affiche la photo de l'employé. - Nom Complet : Nom et prénom de l'employé. - Adresse E-mail : Adresse e-mail professionnelle de l'employé. - Numéro de Téléphone : Numéro de téléphone principal de l'employé. 2. Détails Professionnels : - Poste : Intitulé du poste occupé par l'employé. - Département : Département auquel appartient l'employé. - Date de Début : Date de début de l'emploi. 3. Informations de Paie : - Salaire : Dernier salaire payé. - Type de Contrat : Type de contrat (CDI, CDD, etc.). 4. Historique des Absences et des Congés : - Congés Restants : Nombre de jours de congé restants. 5. Documents : - Contrats : Copies des contrats de travail. - Certificats : Certificats médicaux, attestations, etc. 6. Demande en attente : - Demande du salarié : Demande de congé , note de frais , de moyens , d'avance sur salaire. 7. Objectifs en cours : - 5 derniers objectifs en cours : Libellé ; progression et date de fin Modifier les Informations du Profil 1. Accéder au Mode Édition : - Cliquez sur le bouton “Modifier” situé en bas à gauche de la page de profil. 1. Mettre à Jour les Informations : - Modifiez les champs nécessaires. Assurez-vous de remplir correctement tous les champs requis. 2. Enregistrer les Modifications : - Cliquez sur “Mettre à jour” pour sauvegarder les modifications apportées au profil de l'employé. La présentation du profil de l'employé dans Workspace Socium est un outil indispensable pour une gestion efficace et centralisée des ressources humaines. En exploitant toutes les fonctionnalités offertes, vous pouvez assurer une administration fluide et précise des informations de vos employés. Si vous avez des questions ou besoin d'assistance supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.

Ajout et modification en masse des utilisateurs

Workspace offre une fonctionnalité puissante d'ajout et de modification en masse, permettant aux administrateurs de gérer efficacement les données des utilisateurs, des absences, et des congés directement à partir de fichiers CSV et Excel. Cette capacité simplifie grandement l'administration des ressources humaines, en rendant possible l'intégration et la mise à jour rapides des informations pour plusieurs employés simultanément, optimisant ainsi les processus RH et économisant un temps précieux. Ajout / Modifications des utilisateurs Ajout des employés en masse 1. Préparer le fichier Excel ou CSV Contrairement à l'approche traditionnelle nécessitant un modèle à télécharger, vous pouvez désormais utiliser directement le fichier Excel de votre entreprise contenant les informations des employés. Assurez vous que ce fichier contienne au moins les colonnes suivantes  : - Matricule (obligatoire) - Prénom (obligatoire) - Nom (obligatoire) - Email (obligatoire) 2. Importer les employés - Accédez à "Import multiple des employés" en cliquant sur la flèche à droite du bouton "Ajouter un employé". - Une fenêtre pour le téléversement s’ouvre : - Cliquez sur "Choisir le fichier" et sélectionnez votre fichier Excel ou CSV. - Appuyez sur "Continuer". - 3. Aligner les colonnes Dans cette étape, vous verrez les colonnes de votre fichier et pourrez les associer aux champs requis dans Socium Workspace. Pour chaque colonne, choisissez à quoi elle correspond dans le formulaire (par ex. : "Prénom", "Nom", "Email", etc.) et associez-les correctement. - Les champs Matricule, Prénom, Nom et Email sont obligatoires. 4. Importer les données - Une fois toutes les colonnes alignées, cliquez sur "Importer". - Une fenêtre de confirmation s’affiche avec un récapitulatif des données. - Vérifiez les informations et cliquez sur "Fermer" pour finaliser la mise à jour. La fonctionnalité d’ajout en masse des employés permet d’intégrer rapidement plusieurs employés en une seule opération. Vous avez également l’option de télécharger un template CSV pour faciliter la saisie des informations. Télécharger le template d'employé 1. Dans le menu des employés, cliquez sur la flèche vers le bas à droite du bouton "Ajouter un employé". 2. Sélectionnez "Télécharger le template d’employé". 3. Ouvrez le fichier téléchargé et complétez le avec les informations des nouveaux employés. - Champs obligatoires : Matricule, Prénom, Nom, Email. Importer les employés 1. Une fois le fichier rempli, retournez dans le menu des employés. 2. Cliquez à nouveau sur la flèche à droite du bouton "Ajouter un employé" et sélectionnez "Import multiple des employés". 3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur "Choisir le fichier" et sélectionnez le fichier rempli. 4. Cliquez sur "Continuer". Associer les colonnes 1. Dans l’étape suivante, associez les colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans Socium Workspace. - Par exemple, la colonne "Nom" de votre fichier doit être liée au champ "Nom" dans le système. 2. Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont bien associés. 3. Cliquez sur "Importer". Finaliser l’import 1. Une dernière fenêtre s’affiche pour confirmer les informations importées. 2. Vérifiez les données, puis cliquez sur "Fermer". Étapes pour la mise à jour en masse des employés : 1. Accéder à la fonctionnalité de mise à jour par import - Dans le menu des employés, cliquez sur la flèche à droite du bouton "Ajouter un employé". - Sélectionnez "Mises à jour des employés par import". 2. Choisir votre fichier mis à jour - Préparez votre fichier Excel ou CSV contenant les informations mises à jour des employés. - Cliquez sur "Choisir le fichier" pour téléverser votre document. - Une fois le fichier sélectionné, appuyez sur "Continuer". 3. Aligner les colonnes - Dans l’étape d’alignement des colonnes, associez les colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans Socium Workspace. - Par exemple, associez la colonne "Prénom" de votre fichier au champ "Prénom" dans le système. - Les champs obligatoires tels que Matricule, Prénom, Nom et Email doivent être correctement alignés. - Une fois terminé, cliquez sur "Importer". 4. Confirmer et finaliser l’import - Une fenêtre de confirmation s’affiche avec un récapitulatif des données. - Vérifiez les informations et cliquez sur "Fermer" pour finaliser la mise à jour. La fonctionnalité d'ajout et de modification en masse dans le workspace Socium est un outil puissant pour gérer les ressources humaines de manière efficace et rapide. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez intégrer et mettre à jour les informations de plusieurs employés simultanément, optimisant ainsi vos processus RH et économisant un temps précieux. Si vous avez des questions ou besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Gestion des absences et congés

L'onglet “Absences & Congés” dans Workspace est un élément clé pour la gestion des temps d'absence des employés, qu'ils soient dus à des congés, des maladies ou autres motifs. Cette fonctionnalité s'intègre étroitement avec Workflow, une solution avancée destinée à simplifier et automatiser la gestion des absences et des congés. Pour les clients qui n'ont pas accès au module Workflow, Workspace offre néanmoins la possibilité d'ajouter et de gérer manuellement ces informations directement. Cette flexibilité assure que toutes les entreprises, indépendamment de leur souscription à Workflow, peuvent efficacement suivre et enregistrer les absences et les congés de leurs employés, garantissant ainsi une gestion des ressources humaines cohérente et à jour. Absences Pour ajouter une absence à un employé, le processus est direct et convivial. Suivez ces étapes Ajouter une absence : - Se connecter à Workspace et appuyer sur Employé - Appuyer ensuite sur le nom de l'employé - Dans informations personnelles appuyer sur Modifier tout en bas - En haut à droite on appuie sur absence et conges - Cliquez sur le bouton “Ajouter une absence”. - Un formulaire s'ouvrira, vous invitant à renseigner les informations nécessaires : indiquez la date de début et la date de fin de l'absence, ainsi que le nombre de jours d'absence. Congés Pour ajouter des jours de congé à un utilisateur, le procédé est intuitif et facile à suivre. Voici comment procéder Ajouter un congé : - Se connecter à Workspace et appuyer sur Employé - Appuyer ensuite sur le nom de l'employé - Dans informations personnelles appuyer sur Modifier tout en bas - En haut à droite on appuie sur absence et conges - Cliquez sur le bouton “Ajouter un congé”. - Dans le formulaire qui s'affiche, fournissez les informations requises telles que la date de début, la date de fin, le type de congé sélectionné parmi les options disponibles, et le nombre de jours de congé demandés. Personnalisation de la gestion des congés Dans la section des congés, Workspace offre également une fonctionnalité avancée permettant de personnaliser la gestion des congés pour chaque employé. Vous pouvez : 1. Définir le solde de congé initial : - Spécifiez le solde de congé initial de l'employé. 2. Définir l'incrément mensuel de congé : - Indiquez le nombre de jours de congé ajoutés au solde de l'employé chaque mois. 3. Cette approche personnalisée permet une gestion des congés adaptée aux besoins spécifiques de chaque employé. Spécifier une valeur d'incrément mensuel pour un employé particulier remplacera la valeur globale définie pour l'ensemble de l'entreprise, appliquant ainsi cette nouvelle valeur uniquement à l'employé concerné. La gestion des absences et des congés avec Workspace Socium est un outil puissant pour assurer une administration efficace des ressources humaines. En utilisant les fonctionnalités décrites ci-dessus, vous pouvez gérer les absences et les congés de manière cohérente et personnalisée, garantissant ainsi une gestion optimale du temps de vos employés.Si vous avez des questions ou besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à nous le faire savoir.

Ajout et modification d’absences et congés en masse sur Workspace

L'ajout en masse d'absences et de jours de congé dans Workspace simplifie considérablement la gestion des temps non travaillés, grâce à une procédure structurée et efficace. Voici comment procéder : Étape 1 : Télécharger les modèles de Fichiers CSV Pour commencer, vous devez télécharger le modèle de fichier CSV correspondant à votre besoin : 1. Accéder aux Options de modèles de fichiers : - Cliquez sur la flèche à droite du bouton “Absences et congés” pour accéder aux options supplémentaires. 2. Télécharger le modèle : - Sélectionnez “Télécharger le template des absences” ou “Template des congés”, selon votre besoin. - Ces modèles fournissent une structure à suivre pour saisir les informations requises concernant les absences ou les congés. Étape 2 : Remplir le modèle de fichier CSV 1. Remplir le modèle : - Utilisez le modèle téléchargé pour entrer les informations nécessaires. Assurez-vous de respecter la structure et les champs requis pour éviter toute erreur lors de l'importation. Étape 3 : Importer les données en masse Pour importer des absences 1. Accéder à l'option d'importation : - Après avoir rempli le modèle pour les absences, cliquez sur “Import multiple des absences” dans le menu déroulant. 2. Uploader le fichier CSV : - Suivez les instructions pour sélectionner et importer les données d'absence en cliquant sur “Choisir un fichier CSV” et sélectionnez le fichier préparé. 3. Confirmer l'importation : - Cliquez sur “Enregistrer” pour importer les données. Pour importer des congés 1. Accéder à l'option d'importation : - Une fois le modèle de congés téléchargé et complété, sélectionnez “Import multiple des conges ” depuis les options disponibles. 2. Préciser le type de congé : - Vous serez invité à préciser le type de congé à importer à l'aide d'un champ dédié, permettant de catégoriser les congés (maladie, maternité, mariage, etc.) selon les besoins spécifiques. 3. Uploader le fichier CSV : - Cliquez sur “Choisir un fichier CSV” et sélectionnez le fichier CSV préparé. 4. Confirmer l'importation : - Cliquez sur “Enregistrer” pour finaliser l'importation des données de congé. L'ajout et la modification en masse des absences et des congés dans Workspace Socium est une méthode efficace pour gérer les temps non travaillés des employés. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez facilement importer et mettre à jour ces informations, optimisant ainsi la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Si vous avez des questions ou besoin d'assistance supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.

Qu'est-ce que le workflow ?

Le module Workflow de Socium est un outil puissant conçu pour optimiser et automatiser les processus de gestion des ressources humaines, notamment les congés, les notes de frais, les demandes de moyens, et les avances sur salaire. Cette interface intuitive permet aux utilisateurs de gérer efficacement diverses demandes et suivre les activités RH en temps réel. Interface du Module Workflow Lorsque vous accédez au module Workflow, vous êtes accueilli par une interface claire et bien organisée. Voici une présentation des principales sections et fonctionnalités visibles sur la capture d'écran fournie : 1. Menu de Navigation Latéral : - Dashboard : Une vue d'ensemble des principales activités et indicateurs RH. - Congé : Gérer et suivre les demandes de congé des employés. - Note de frais : Soumettre et approuver les notes de frais. - Demande de moyen : Gérer les demandes d'équipement ou de ressources supplémentaires. - Avance sur Salaire : Soumettre et approuver les demandes d'avance sur salaire. - Employés : Accéder à la liste des employés et leurs informations. - Paramètres : Configurer les options du module Workflow selon les besoins de l'entreprise. Utilisation du Module Workflow Le module Workflow de Socium est conçu pour simplifier et automatiser les tâches administratives liées aux ressources humaines. Voici quelques fonctionnalités clés et leur utilisation : - Gestion des Congés : - Ajouter des jours de congé via le bouton “Ajouter un congé”. - Utiliser les filtres pour visualiser les demandes de congé selon le statut, le département ou les employés. - Visualiser les congés dans un calendrier mensuel pour une planification efficace. - Gestion des Notes de Frais : - Soumettre des notes de frais et les faire approuver par les responsables. - Suivre l'état des demandes de remboursement. - Demande de Moyens et Avance sur Salaire : - Soumettre des demandes pour des moyens (équipements, ressources) ou des avances sur salaire. - Suivre et gérer l'approbation de ces demandes. Le module Workflow de Socium est un outil indispensable pour une gestion efficace des ressources humaines. Son interface intuitive et ses fonctionnalités complètes permettent de gérer les congés, les notes de frais, les demandes de moyens et les avances sur salaire de manière centralisée et automatisée. En utilisant ce module, les entreprises peuvent améliorer la productivité et la satisfaction des employés tout en assurant une administration cohérente et à jour des informations RH. Pour toute question ou assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre support technique.

Présentation du Dashboard

Le tableau de bord de Socium Workflow est conçu pour fournir une vue d'ensemble complète et intuitive des différentes activités et statistiques importantes pour les utilisateurs. Le tableau de bord de Socium Workflow contient divers tableaux et graphiques qui fournissent une vue d'ensemble visuelle des données relatives aux demandes de congés, d'avances sur salaire, de notes de frais et de moyens. Voici une explication des différents éléments graphiques : Accueil du Tableau de Bord Lorsque vous accédez à Socium Workflow, vous arrivez sur la page d'accueil du tableau de bord. Celle-ci présente des informations clés et des statistiques générales sur les demandes en cours. Intensité des demandes de conge - Nombre Total de Demandes : Affiche le nombre total de demandes de congés approuves . - Fréquence des départ annuel de congé : Indique le nombre de départ en congés pour l'année en cours Demandes de Congés - Graphique des Demandes de Congés par Mois : Affiche le nombre de demandes soumises chaque mois, permettant de visualiser les tendances saisonnières Taux d'Absence - Description : Affiche le pourcentage d'absences au sein de l'organisation. Ce graphique en rose vous donne une vue d'ensemble des absences par période. Avances sur Salaire et note de frais - Graphique des Avances sur Salaire et notes : Répartition des demandes d'avances et de notes de frais par différentes catégories. - Montant Total des Avances et notes de frais : Montre le montant total des avances et notes pour le mois en cours. Pour juillet 2024, le montant est de 0 XOF. Demandes de Moyens - Graphique des Demandes de Moyens par Département : Nombre de demandes de moyens par département. - Fréquence des Demandes de Moyens : Indique le nombre de demandes soumises pour le mois en cours. Pour juillet 2024, il y a eu 5 demandes. Tableaux et Graphiques Spécifiques Sur le côté droit du tableau de bord, plusieurs tableaux et graphiques fournissent des informations supplémentaires sur les performances et les délais de traitement. Taux d’Approbation des Demandes - Description : Indique le pourcentage de demandes approuvées. Actuellement, le taux est de 45%. Délai Moyen de Traitement des Congés - Description : Affiche le temps moyen nécessaire pour traiter une demande de congé. Le délai moyen est de 281 heures. Le tableau de bord de Socium Workflow fournit des outils visuels puissants pour la gestion des demandes de congés, d'avances sur salaire, de notes de frais et de moyens. Les graphiques et tableaux détaillés aident à comprendre les tendances, à identifier les points d'action, et à prendre des décisions informées pour améliorer la gestion des ressources et le flux de travail au sein de l'organisation.

Création des process de congés

Dans Socium Workflow, la création de workflows de congés est une fonctionnalité réservée aux administrateurs. Cette fonctionnalité permet de structurer et de personnaliser les processus de demande de congés au sein de votre organisation, en assurant une gestion fluide et efficace. Ce guide vous expliquera les étapes nécessaires pour créer des workflows de congés. https://www.loom.com/share/e456ecc7d1184c5e9a2a03eba66b0297 Accès à la Création de Workflows Pour accéder à la création de workflows, suivez les étapes ci-dessous : 1. Accédez aux Paramètres : Connectez vous à votre compte administrateur et allez dans le menu des paramètres. 2. Sélectionnez l'Option Workflow : Dans les paramètres, sélectionnez l'option "Workflow". Appuyer sur "Congé" et appuyer enfin sur "Ajouter un processus". Étapes de Création de Workflows La création de workflows de congés se fait en trois grandes étapes : Informations de création, Visibilité et Formulaires, et Niveaux de Validation. Étape 1 : Informations de Création 1. Type de Demande : Choisissez le type de congé parmi les options disponibles, telles que : - Congés payés - Congés non payés - Congés de maternité - Autre (pour spécifier un type de congé non répertorié) 2. Nom du Processus : Donnez un nom au processus. 3. Départements Concernés : Sélectionnez les départements concernés par ce processus de congé. 4. Description : Ajoutez une brève description pour clarifier le processus. 5. Visibilité : Définissez les adresses e-mail pour exclure ou inclure des utilisateurs spécifiques dans les départements sélectionnés. Cette fonctionnalité est utile pour personnaliser les processus en fonction des différents collaborateurs ou groupes de travail au sein de chaque département. Étape 2 : Formulaires 1. Formulaires : Définissez les formulaires que les employés utiliseront pour soumettre leurs demandes. Les formulaires peuvent varier en fonction du type de demande, avec la flexibilité de personnaliser chaque formulaire en rendant certains champs obligatoires, facultatifs ou en les excluant complètement. Cette personnalisation garantit une expérience utilisateur optimale. Étape 3 : Niveaux de Validation 1. Définir les Validateurs : Chaque département peut avoir ses propres validateurs, permettant une personnalisation ainsi qu’une traçabilité stricte sur les flux. - Validation en Parallèle : Lorsque plusieurs personnes sont au même niveau de validation, une seule validation suffit pour passer à l'étape suivante. - Validation Séquentielle : En cas de nécessité d'une validation séquentielle, créez différentes étapes de validation. 2. Notification des Tiers : Choisissez une personne tierce à notifier à la fin du processus, fournissant ainsi une visibilité supplémentaire à des parties intéressées externes à la demande initiale. Finalisation et Disponibilité Une fois le workflow créé, il devient automatiquement disponible pour tous les collègues concernés. La création de workflows de congés dans Socium Workflow permet de structurer efficacement les processus de demande de congé, en assurant une gestion personnalisée et fluide pour chaque département. En suivant ces étapes, vous pouvez créer des workflows adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation, améliorant ainsi la gestion des congés et la satisfaction des employés.

Création des process de Note de frais

La gestion des notes de frais est une composante essentielle de toute organisation, nécessitant un processus clair et structuré pour assurer une gestion efficace des dépenses des employés. À travers SociumJob, vous pouvez configurer des workflows personnalisés qui simplifient la soumission, l'approbation et le remboursement des notes de frais. Accès à la Création de Workflows Pour créer un workflow de notes de frais , suivez ces étapes simples : 1. Accès aux Paramètres : Connectez-vous à votre compte administrateur sur Socium Workspace et accédez au menu des paramètres. 2. Sélection de l'Option Workflow : Dans les paramètres, choisissez l'option "Workflow". Vous pouvez voir les workflows existants . Appuyer sur Note de frais en haut et appuyer sur "Ajouter un processus". Étapes de Création du Workflow La création d'un workflow de notes de frais se déroule en plusieurs étapes clés : Étape 1 : Informations de Création - Type de Demande : Sélectionnez le type de note de frais - Nom du Processus : Donnez un nom distinctif à votre processus de notes de frais. - Départements Concernés : Choisissez les départements ou les équipes qui seront impliqués dans le processus de gestion des notes de frais. - Description : Ajoutez une description pour clarifier l'objectif et le fonctionnement du processus. - Visibilité : Définissez les adresses e-mail pour exclure ou inclure des utilisateurs spécifiques dans les départements sélectionnés. Cette fonctionnalité est utile pour personnaliser les processus en fonction des différents collaborateurs ou groupes de travail au sein de chaque département. Étape 2 : Formulaires - Formulaires : Définissez les formulaires que les employés utiliseront pour soumettre leurs notes de frais. Personnalisez les champs requis en fonction des différents types de dépenses. Étape 3 : Niveaux de Validation - Définir les Validateurs : Configurez les niveaux d'approbation nécessaires pour chaque type de dépense, en spécifiant les autorisations requises pour chaque étape du processus. - Notification des Tiers : Choisissez les parties prenantes externes qui doivent être informées à chaque étape du processus de validation. Finalisation et Déploiement Une fois configuré, le workflow de notes de frais sera automatiquement disponible pour tous les utilisateurs concernés au sein de votre organisation. Cela garantit une gestion harmonieuse des dépenses tout en offrant une visibilité et un contrôle accrus sur les budgets. En suivant ces étapes sur Socium Workflow, vous pouvez créer un workflow efficace pour la gestion des notes de frais, améliorant ainsi la transparence et la conformité tout en facilitant une gestion fluide des dépenses au sein de votre entreprise.

Création des process d‘avance sur salaire

La gestion des avances sur salaire est cruciale pour répondre aux besoins financiers urgents des employés tout en assurant une gestion efficace des ressources humaines. Socium Workflow vous permet de configurer des workflows personnalisés qui simplifient et rationalisent le processus de demande et d'approbation des avances sur salaire au sein de votre organisation. Accès à la Création de Workflows Pour créer un workflow dédié aux avances sur salaire , suivez ces étapes : 1. Accès aux Paramètres : Connectez vous à votre compte administrateur sur Workspace et accédez au menu des paramètres. 2. Sélection de l'Option Workflow : Dans les paramètres, choisissez l'option "Workflow". sélectionner "Avance sur salaire " en haut et appuyer "Ajouter un processus". Étapes de Création du Workflow La création d'un workflow pour les avances sur salaire se décompose en plusieurs étapes clés : Étape 1 : Informations de Création - Type de Demande : Choisissez le type d'avance sur salaire - Nom du Processus : Attribuez un nom significatif à votre processus de gestion des avances sur salaire. - Départements Concernés : Sélectionnez les départements ou les équipes qui seront impliqués dans le traitement des demandes d'avances sur salaire. - Description : Ajoutez une description pour expliquer le but et les étapes du processus. - Visibilité : Définissez les adresses e-mail pour exclure ou inclure des utilisateurs spécifiques dans les départements sélectionnés. Cette fonctionnalité est utile pour personnaliser les processus en fonction des différents collaborateurs ou groupes de travail au sein de chaque département. Étape 2 : Formulaires - Formulaires : Configurez les formulaires que les employés utiliseront pour soumettre leurs demandes d'avance sur salaire. Personnalisez les champs requis en fonction des informations nécessaires pour chaque type de demande. Étape 3 : Niveaux de Validation - Définir les Validateurs : Établissez les niveaux d'approbation nécessaires pour chaque demande d'avance sur salaire. Spécifiez qui est responsable de chaque étape du processus d'approbation. - Notification des Tiers : Choisissez les parties prenantes externes ou internes qui doivent être notifiées à chaque étape du processus de validation. Finalisation et Déploiement Une fois configuré, le workflow pour les avances sur salaire sera automatiquement disponible pour tous les utilisateurs concernés au sein de votre organisation. Cela garantit une gestion efficace des demandes d'avance sur salaire tout en offrant une visibilité et un contrôle accrus sur les flux financiers et budgétaires. En suivant ces étapes sur Socium Workflow, vous pouvez créer un workflow optimisé pour la gestion des avances sur salaire, améliorant ainsi la satisfaction des employés et la gestion des ressources financières de votre entreprise.

Création des process de demande de moyen

La gestion efficace des demandes de moyens et de ressources est essentielle pour assurer une allocation optimale des ressources au sein de votre organisation. Avec Socium Workflow, vous pouvez créer des workflows personnalisés qui simplifient et rationalisent le processus de demande et d'approbation des moyens, améliorant ainsi la planification et l'utilisation des ressources. Accès à la Création de Workflows Pour créer un workflow dédié aux demandes de moyens sur Socium Workflow, suivez ces étapes simples : 1. Accès aux Paramètres : Connectez vous à votre compte administrateur sur Socium Workflow et accédez au menu des paramètres. 2. Sélection de l'Option Workflow : Dans les paramètres, choisissez l'option "Workflow". Appuyer sur "Demande de moyen" et ensuite sur "Ajouter un processus". Étapes de Création du Workflow La création d'un workflow pour les demandes de moyens se déroule en plusieurs étapes importantes : Étape 1 : Informations de Création - Type de Demande : Choisissez le type de demande de moyens parmi les options disponibles, comme équipements informatiques, budgets de projet, etc. - Nom du Processus : Donnez un nom descriptif à votre processus de gestion des demandes de moyens. - Départements Concernés : Sélectionnez les départements ou les équipes qui seront impliqués dans le traitement des demandes de moyens. - Description : Ajoutez une description détaillée pour expliquer le but et les étapes du processus de demande. - Visibilité : Définissez les adresses e-mail pour exclure ou inclure des utilisateurs spécifiques dans les départements sélectionnés. Cette fonctionnalité est utile pour personnaliser les processus en fonction des différents collaborateurs ou groupes de travail au sein de chaque département. Étape 2 : Formulaires - Formulaires : Configurez les formulaires que les employés utiliseront pour soumettre leurs demandes de moyens. Personnalisez les champs requis en fonction des informations spécifiques nécessaires à chaque type de demande. Étape 3 : Niveaux de Validation - Définir les Validateurs : Établissez les niveaux d'approbation requis pour chaque demande de moyens. Spécifiez qui est responsable de chaque étape du processus d'approbation. - Notification des Tiers : Choisissez les parties prenantes internes ou externes qui doivent être notifiées à chaque étape du processus de validation. Finalisation et Déploiement Une fois configuré, le workflow pour les demandes de moyens sera automatiquement disponible pour tous les utilisateurs concernés au sein de votre organisation. Cela garantit une gestion efficace des ressources tout en offrant une visibilité et un contrôle accrus sur les budgets et l'allocation des moyens. En suivant ces étapes sur Workflow, vous pouvez créer un workflow optimisé pour la gestion des demandes de moyens, améliorant ainsi la planification stratégique et la satisfaction des départements utilisateurs dans votre entreprise.

Paramétrage des jours fériés

Cet article de support vous guidera à travers le processus de configuration des jours fériés dans le workflow de Socium. La gestion des jours fériés est cruciale pour la planification des absences et le calcul des salaires. Suivez ces étapes pour vous assurer que tous les jours fériés sont correctement configurés dans votre système. https://www.loom.com/share/8a3dce2d7f9a4255be4d6cef64c4730b Étape 1 : Accéder à l'interface de gestion des jours fériés 1. Connexion : Connectez vous à votre compte Socium. 2. Naviguer vers les paramètres : Accédez au menu des paramètres en cliquant sur l'icône de roue dentée dans le coin supérieur droit de votre tableau de bord. 3. Sélectionner 'Gestion des jours fériés' : Dans le menu des paramètres, recherchez et cliquez sur l'option "Gestion des Jours Fériés". Étape 2 : Ajouter des jours fériés 1. Cliquez sur 'ajouter un jour férié' : Vous verrez un bouton "Ajouter un jour férié". Cliquez dessus pour ouvrir le formulaire d'ajout. 2. Remplir les informations requises : - Description : Entrez le nom du jour férié (par exemple, Noël, Jour de l'An) et ajoutez une description si nécessaire. - Date : Sélectionnez la date du jour férié. 3. Enregistrer : Après avoir rempli toutes les informations nécessaires, cliquez sur "Enregistrer" pour ajouter le jour férié à la liste. Étape 3 : Vérification et modification des jours fériés 1. Vérifiez la liste des jours fériés : Après avoir ajouté un jour férié, il devrait apparaître dans la liste des jours fériés. Vérifiez que toutes les informations sont correctes. 2. Supprimer un jour férié : Pour supprimer un jour férié, cliquez sur l'icône de croix à côté du jour férié concerné. La configuration correcte des jours fériés dans Socium assure une gestion efficace des absences et des calculs de salaires. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement ajouter, vérifier et modifier les jours fériés pour qu'ils soient correctement pris en compte dans vos workflows. Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés, n'hésitez pas à contacter le support technique de Socium.

Configuration des types de conges

La gestion des congés dans Socium peut être optimisée en créant des restrictions spécifiques pour les différents types de congés. Ce guide vous aidera à définir des limites sur le nombre de jours consécutifs que les collaborateurs peuvent prendre et à définir les périodes autorisées pour chaque département selon vos besoins de planification. https://www.loom.com/share/e711ece915cb41c5bd8100b76a5a619b Étape 1 : Accéder à l'interface de gestion des restrictions 1. Connexion : Connectez-vous à votre compte Socium. 2. Accéder aux paramètres : Cliquez sur l'icône de roue dentée en haut à droite de votre tableau de bord. 3. Sélectionner 'Configuration' : Dans le menu des paramètres, trouvez et cliquez sur "Configuration". Étape 2 : Limiter le nombre de jours consécutifs 1. Choisir le type de congé : - Sélectionnez le type de congé pour lequel vous souhaitez ajouter une restriction (par exemple, congé baptême, congé payé). 2. Définir la limite : - Entrez le nombre maximum de jours consécutifs que les collaborateurs peuvent prendre pour ce type de congé. - Par exemple, limitez à 3 jours pour les congés baptême, 10 jours pour les congés payés. 3. Enregistrer : Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer la restriction. Étape 3 : Définir les périodes autorisées pour chaque département 1. Accéder aux périodes autorisées : - Sélectionnez "Ajouter une période". 2. Définir les périodes pour chaque département : - Choisissez le département concerné. - Définissez les périodes autorisées selon vos besoins de planification. - Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer les périodes autorisées. Créer des restrictions de congés dans Socium vous aide à gérer efficacement les absences et à planifier les ressources de manière optimale. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement définir des limites sur les jours de congé et autoriser des périodes spécifiques pour chaque département. Pour toute assistance supplémentaire, contactez le support technique de Socium.

Comment demander un congé?

Suivez ces étapes pour faire votre demande en quelques clics... https://www.loom.com/share/4cf1f79926dc4a06a5927e238d1c0bd4 Étape 1 : Accéder à l'interface des demandes de congé - Accéder à l'onglet "demandes de congé" : Depuis la vue calendrier. Ou depuis l'onglet "demandes". Étape 2 : Choisir le formulaire de congé 1. Sélectionner le formulaire correspondant : - Choisissez le formulaire du type de congé souhaité parmi ceux créés par les administrateurs (par exemple, congé maladie, congé payé, etc.). Étape 3 : Remplir le formulaire 1. Fournir les informations requises : - Période du congé. - Éventuellement, ajouter une pièce justificative selon le type de congé. 2. Sélectionner les dates de début et de fin : - Choisissez les dates dans le calendrier. Étape 4 : Prendre en compte les restrictions 1. Vérifier les restrictions imposées : - Assurez-vous que votre demande respecte les éventuelles restrictions, telles que la durée maximale consécutive de congé autorisée. - Vérifiez les périodes où les congés ne sont pas autorisés. Étape 5 : Soumettre la demande 1. Soumettre la demande : - Cliquez sur "soumettre" pour transmettre la demande pour validation. Étape 6 : Approbation de la demande 1. Notification de la demande : - Les validateurs choisis lors de la création du formulaire recevront une notification de la nouvelle demande de congé. 2. Examen de la demande : - Ils examineront les détails de la demande, y compris les dates et les pièces justificatives fournies. 3. Approbation ou refus de la demande : - La demande sera soit approuvée, soit refusée. En cas de refus, un motif sera fourni. Étape 7 : Suivi de la demande de congé 1. Suivre l'évolution de la demande : - Consultez l'onglet "en cours" pour voir les demandes de congé en attente de traitement. - Consultez l'onglet "traité" pour voir si la demande a été approuvée ou refusée. 2. Vérifier le statut de la demande : - Le statut de chaque demande sera mis à jour en temps réel, permettant de suivre facilement son évolution. 3. Consulter les motifs de refus : - En cas de refus, le motif sera indiqué dans l'onglet "traité", vous permettant de comprendre pourquoi la demande n'a pas été approuvée et de faire les ajustements nécessaires pour une nouvelle soumission. Faire une demande de congé dans Socium est un processus simple et structuré. Suivez ces étapes pour soumettre vos demandes de manière efficace et consulter leur statut en temps réel. Pour toute assistance supplémentaire, contactez le support technique de Socium.

Comment demander un remboursement de frais? (note de frais)

Ce guide vous expliquera comment faire une demande de remboursement, suivre son approbation et surveiller son traitement dans Socium. Le processus est conçu pour être simple et efficace. https://www.loom.com/share/fb2e39e0cb6a4664a146920a45226b39

Comment faire une demande de moyens?

https://www.loom.com/share/20f99cf987d54b56a74ccf7bdd6ee773

Comment faire une demande d'avance sur salaire?

Ce guide vous expliquera comment faire une demande d'avance sur salaire dans Socium, suivre son approbation et surveiller son évolution. https://www.loom.com/share/5e3cc3834c5e4fbd9f4050cbc5cf68f2

Introduction à Socium Doc

Le module Socium Doc est une solution complète pour la gestion documentaire au sein de votre entreprise. Cette présentation couvre les principales fonctionnalités et sections de l'interface de Socium Doc, vous permettant de naviguer et d'utiliser efficacement cet outil. Vue d'ensemble L'interface de Socium Doc est conçue pour être intuitive et organisée. La vue d'ensemble affiche les documents récents, les dossiers principaux et les options de recherche pour vous aider à accéder rapidement à vos fichiers. Menu "demande" Le menu "demande" permet de gérer toutes les demandes internes de l'entreprise. Fonctionnalités principales : - suivi des demandes : suivez l'état de vos demandes . - historique des demandes : consultez l'historique complet de toutes les demandes soumises. Menu "contrat" Le menu "contrat" est dédié à la gestion des contrats de travail et autres types de contrats dans l'entreprise. Fonctionnalités principales : - création de contrats : générez de nouveaux contrats pour les employés. - modification de contrats : modifiez les termes des contrats existants. - suivi des contrats : gardez une trace des contrats actifs, expirés ou en cours de négociation. Menu "modèle" Le menu "modèle" permet de gérer les modèles de documents standards utilisés dans l'entreprise. Fonctionnalités principales : - création de modèles : créez des modèles de documents pour standardiser les processus (modèles de contrat, lettres, formulaires). - gestion des modèles : modifiez et mettez à jour les modèles existants. - utilisation des modèles : appliquez rapidement un modèle lors de la création de nouveaux documents. Menu "employés" Le menu "employé" est central pour la gestion des informations et des documents des employés. Fonctionnalités principales : - informations des employés : accédez aux données personnelles et professionnelles de chaque employé. - documents des employés : gérez et assigner des documents liés aux employés (contrats, évaluations, certificats). - suivi des demandes : suivez l'état de vos demandes . Menu "paramètre" Le menu "paramètre" vous permet personnaliser les demandes selon les besoins de votre entreprise. Fonctionnalités principales : - gestion des demandes : Choisissez facilement les documents que vous souhaitez que vos employés demandent. - Signature : Choisissez l'adresse mail de la personne qui sera automatiquement désignée comme signataire par défaut de tous les documents. L'interface de SociumDoc est conçue pour offrir une gestion documentaire efficace et intuitive. En utilisant les menus "demande", "contrat", "modèle", "employé", "paramètre" et les actions rapides, vous pouvez optimiser votre gestion documentaire, standardiser vos documents et assurer une gestion fluide des employés et des demandes.

Création de Modèle de Contrat

Suivez les différentes étapes pour optimiser la gestion des documents administratifs de votre personnel: Créer un dossier Pour organiser efficacement vos modèles de contrats dans Socium Doc, la première étape consiste à créer un dossier dédié. Voici comment procéder : - **Accéder à l'interface de Socium Doc :**Ouvrez Socium Doc et sélectionnez l'onglet "Modèles". - Créer un nouveau dossier ou utiliser un dossier existant : 1. Allez dans la catégorie "Contrat". 2. Cliquez sur le bouton "Nouveau Dossier". 3. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de donner un nom au dossier. 4. Choisissez un nom clair qui reflète le contenu ou l’usage des modèles à y mettre. 5. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour créer le dossier. 6. Le nouveau dossier apparaît dans la section "Contrat", prêt à recevoir vos modèles de documents. - Créer un sous dossier : 1. Cliquez sur "Ajouter un Sous-Dossier". 2. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de donner un nom au sous-dossier. 3. Saisissez un nom clair pour ce sous-dossier. 4. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour le créer. 5. Le sous-dossier apparaît dans la section correspondante, prêt à accueillir vos modèles de documents. Créer un modèle L'étape suivante consiste à créer un modèle de contrat. Voici comment procéder : - Accéder au sous dossier créé : - Créer un nouveau modèle : 1. Entrez dans le sous-dossier de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton "Nouveau Modèle". 3. Vous serez redirigé vers l’interface de création de modèle. 4. Là, vous pourrez définir les spécificités de votre document. - Choisir un template : Utiliser un template existant - Choisissez un template préconçu dans Socium Doc. - Ces modèles couvrent divers besoins et sont parfaits pour démarrer rapidement. 🔹 Commencer avec un fichier vide - Sélectionnez cette option pour créer un modèle à partir de zéro. - Idéal si vous voulez tout personnaliser ou si vous avez déjà une idée précise de la structure. 🔹 Importer un fichier - Si vous avez un document existant dans Microsoft Word, vous pouvez l’importer. - Cela vous permet de réutiliser votre travail et de l’adapter comme modèle dans Socium Doc. Personnaliser le modèle Avant de passer à la personnalisation détaillée de votre modèle, vous devrez fournir des informations essentielles sur le contrat. Saisir les informations du contrat - Nom du modèle : Entrez un nom spécifique pour votre modèle de contrat contrat. Ce nom aidera à identifier le modèle dans la base de données. - Sélectionner un dossier : Sélectionnez un dossier dans lequel sera stocker le modèle de contrat que vous créer de contrat Une fois que vous avez fourni les informations essentielles pour votre modèle de contrat , vous accéderez à l'éditeur, semblable à un environnement Microsoft Word. Cet éditeur vous offre une flexibilité totale pour modifier et personnaliser votre document selon vos besoins. Modifier le texte et la police Vous pouvez directement taper ou modifier le texte dans l'éditeur, tout comme vous le feriez dans un document Word. Pour ajuster la police de votre texte, cliquez sur le bouton situé en haut à droite de l'éditeur. Ce bouton ouvre un panneau latéral qui vous permet de personnaliser la police, la taille, la couleur, et bien plus encore. Ajout de variables Les variables jouent un rôle crucial en permettant d'insérer des informations dynamiques spécifiques à chaque employé ou situation, telles que le nom de l'employé, sa fonction, ou d'autres détails pertinents pour le document. Accéder à la liste des variables - Cliquez sur le bouton "Liste des variables" situé en haut à droite de l'éditeur. Ce bouton vous mènera à un ensemble de variables prédéfinies que vous pouvez intégrer dans votre modèle. En plus de l'utilisation des variables prédéfinies, Socium Doc offre la possibilité de créer des variables personnalisées, vous permettant d'adapter encore plus finement vos modèles à vos besoins spécifiques. Insertion de Variables dans le Texte - Positionnement du Curseur : Placez le curseur à l'endroit précis du document où vous souhaitez insérer la variable. - Sélection de la Variable : Ouvrez la liste des variables en cliquant sur le bouton "Liste des variables". Parcourez la liste pour trouver la variable que vous souhaitez ajouter. - Insertion de la Variable : Cliquez sur la variable choisie dans la liste. La variable sera automatiquement insérée à l'emplacement du curseur dans votre document. Dans l'éditeur, les variables insérées sont mises en évidence en gras et précédées du symbole arrobas (@). Une fois que vous avez personnalisé votre modèle de contrat selon vos besoins spécifiques, il est crucial de l'enregistrer pour une utilisation future. Voici comment procéder : Confirmation Après avoir finalisé les modifications et personnalisations de votre modèle, cliquez sur le bouton "Terminer". Votre modèle sera maintenant sauvegardé dans le dossier spécifié, prêt à être utilisé pour générer des contrats spécifiques ou comme base pour de futurs modèles. La section "Contrats" de Socium Doc est au cœur de la création et de la personnalisation de votre gestion documentaire. En permettant la création de modèles de contrats , Socium Doc assure une uniformité et une efficacité optimales dans la gestion de vos documents. Grâce à des fonctionnalités telles que la personnalisation avancée, l'ajout de variables et l'organisation structurée dans des dossiers dédiés, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de création de modèle de contrat tout en assurant la conformité et la qualité.

Création modèle de document administratif

La section "Modèles" de Socium Doc est essentielle pour la création et la personnalisation de vos documents administratifs. Voici comment utiliser cette fonctionnalité pour optimiser la gestion de vos documents : Créer un dossier Pour commencer à organiser vos modèles de document administratif : - Accédez à l'interface de Socium Doc en ouvrant l'application. - Sélectionnez l'onglet "Modele". - Cliquez sur "Nouveau dossier" pour créer un dossier dédié. Donnez un nom explicite au dossier qui reflète le type ou l'usage prévu des modèles qu'il contiendra. Cliquez sur "Ajouter" pour créer le dossier dans Socium Doc. Créer un sous dossier Appuyer sur "Ajouter un Sous-Dossier". Une fenêtre apparaîtra vous invitant à donner un nom au sous dossier dossier. Choisissez un nom puis cliquez sur le bouton "Ajouter" pour le créer. Le nouveau sous-dossier apparaîtra désormais dans la section correspondante, prêt à accueillir vos modèles de documents. ​ Créer un modèle de document Une fois le sous dossier créé, procédez à la création de votre modèle de document administratif - Ouvrez le sous dossier crée - Appuyer sur "Nouveau modéle" pour créer un nouveau modèle - Choisissez un template préconçu disponible dans Socium Doc comme point de départ Utiliser un Template Existant Choisissez parmi une variété de templates préconçus disponibles dans Socium Doc. Ces templates couvrent un large éventail de besoins et peuvent servir de point de départ pour la création de votre modèle. Commencer avec un Fichier Vide Sélectionnez cette option pour démarrer avec une page blanche. Cette approche est idéale si vous souhaitez personnaliser entièrement votre document ou si vous avez déjà une idée précise de la structure et du contenu du modèle. Importer un Fichier Si vous avez déjà préparé un document dans Microsoft Word, vous pouvez choisir d'importer ce fichier. Cette méthode vous permet de profiter de votre travail préexistant et de l'adapter en tant que modèle dans Socium Doc . Personnaliser le modèle Avant de personnaliser en détail votre modèle de document administratif, fournissez les informations essentielles : - Nom du Modèle : Donnez un nom spécifique au modèle pour l'identifier facilement. - Sélection du dossier : Sélectionnez un dossier dans lequel le modèle sera stocké. Personnalisation avancée Une fois les informations de base fournies, accédez à l'éditeur pour personnaliser le contenu du modèle : - Modifiez le texte et ajustez la mise en forme comme vous le feriez dans un document Word. - Utilisez l'éditeur pour changer la police, la taille et la couleur du texte selon vos préférences. Ajouter des variables dynamiques Intégrez des variables pour rendre votre modèle de document administratif dynamique : - Cliquez sur "Liste des variables" pour voir les options disponibles. - Insérez des variables pertinentes (comme le nom du destinataire, la date, etc.) dans le texte du document. En plus de l'utilisation des variables prédéfinies, Socium Doc offre la possibilité de créer des variables personnalisées, vous permettant d'adapter encore plus finement vos modèles à vos besoins spécifiques. Enregistrer le modèle Après avoir personnalisé votre modèle de document administratif, enregistrez le pour une utilisation future : - Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder le modèle dans le dossier spécifié. - Le modèle est maintenant prêt à être utilisé pour générer des documents spécifiques ou comme base pour de futurs modèles. La section "Modèles" de Socium Doc offre une solution efficace pour créer et gérer vos documents administratifs avec uniformité et efficacité. En utilisant des fonctionnalités avancées comme la personnalisation détaillée, l'ajout de variables et une organisation structurée dans des dossiers dédiés, vous simplifiez le processus de création tout en garantissant la conformité et la qualité de vos documents.

Création de variables

Les variables personnalisées dans Socium Doc offrent la possibilité d'adapter vos modèles de documents administratifs à vos besoins spécifiques. Voici comment procéder pour ajouter et utiliser vos propres variables : Accès à la liste des variables 1. Accès à l'éditeur : Ouvrez votre modèle de document dans Socium Doc. 2. Cliquez sur "Liste des variables" : situé en haut à droite de l'éditeur, ce bouton ouvrira un modal contenant toutes les variables disponibles. Création d'une nouvelle variable 1. Ajout d'une nouvelle variable : - Dans le modal, recherchez et cliquez sur l'option pour ajouter une nouvelle variable. - Définissez les caractéristiques de votre variable personnalisée : - Nom de la variable : Saisissez un nom unique pour identifier la variable dans vos modèles. - Description : Fournissez une brève description pour clarifier l'utilisation ou le type d'information représenté par la variable. - Type de variable : Choisissez parmi les options disponibles telles que texte, date, nombre, ou liste, en fonction de la nature des données que la variable va contenir. 2. Enregistrement et utilisation : - Une fois les informations définies, enregistrez votre nouvelle variable. - Les variables personnalisées seront maintenant disponibles dans la section "Autre" du modal, prêtes à être intégrées dans vos modèles de documents. Modification des variables 1. Modifier une variable personnalisée : - Si nécessaire, ajustez les détails d'une variable existante en cliquant sur le bouton "Modifier" à côté de la variable concernée. - Vous pouvez modifier le nom, la description, ou le type de la variable pour répondre aux évolutions de vos besoins organisationnels. Les variables personnalisées ajoutent une flexibilité significative à la création de modèles de documents dans Socium Doc. Elles permettent d'insérer des informations spécifiques et dynamiques, facilitant ainsi la personnalisation de vos documents administratifs selon différents contextes et utilisateurs. En intégrant des variables personnalisées, vous optimisez l'efficacité et la précision de vos processus documentaires, tout en assurant une gestion documentaire cohérente et conforme aux standards de votre organisation.

Personnalisation des drafts avec les variables

Les variables dans Socium Doc permettent une personnalisation efficace et dynamique de vos modèles de documents administratifs. Voici comment intégrer et utiliser ces variables pour adapter vos modèles à vos besoins spécifiques : Insertion de Variables dans le Texte Pour insérer une variable dans votre modèle de document, suivez ces étapes simples : 1. Positionnement du curseur : - Dans l'éditeur de Socium Doc, placez le curseur à l'endroit précis du document où vous souhaitez insérer la variable. 2. Sélection de la variable : - Cliquez sur le bouton "Liste des variables" situé dans l'interface de l'éditeur. - Parcourez la liste des variables disponibles pour trouver celle que vous souhaitez ajouter. Les variables personnalisées que vous avez créées seront répertoriées dans la section "Autre". 3. Insertion de la variable : - Une fois la variable choisie, cliquez dessus dans la liste. La variable sera automatiquement insérée à l'emplacement du curseur dans votre document. - Dans l'éditeur, les variables insérées sont mises en évidence en gras et précédées du symbole arrobas (@), ce qui facilite leur identification. Enregistrement du modèle Une fois que vous avez personnalisé votre modèle de contrat en ajoutant les variables nécessaires, il est essentiel de l'enregistrer pour une utilisation future. Voici les étapes pour sauvegarder votre modèle : 1. Finalisation des personnalisations : - Assurez vous d'avoir ajouté toutes les variables et effectué toutes les modifications nécessaires à votre modèle. 2. Enregistrement du modèle : - Cliquez sur le bouton "Enregistrer le brouillon" situé dans l'éditeur de Socium Doc. - Votre modèle sera maintenant sauvegardé et disponible dans votre dossier spécifié, prêt à être utilisé pour générer des documents spécifiques ou comme base pour de futurs modèles. Avantages de l'utilisation des variables L'utilisation des variables dans Socium Doc offre plusieurs avantages : - Flexibilité et adaptabilité : Vous pouvez facilement ajuster vos modèles de documents en fonction des besoins spécifiques de chaque situation. - Efficacité et cohérence : Les variables garantissent une uniformité dans vos documents tout en réduisant le temps nécessaire à leur création. - Personnalisation avancée : En intégrant des variables personnalisées, vous pouvez inclure des informations spécifiques et dynamiques dans vos documents, adaptées à chaque contexte ou utilisateur. En intégrant les variables dans vos processus documentaires, vous optimisez non seulement la gestion de vos documents, mais vous augmentez également la précision et la conformité de vos communications internes et externes.

Faire une demande de document à un collaborateur

La fonctionnalité de demande de documents dans Socium Doc facilite la communication et le partage de documents essentiels entre les administrateurs et les collaborateurs. Que ce soit pour soumettre des documents requis par l'administration ou pour demander des attestations officielles, cette section assure une gestion fluide et centralisée des demandes, renforçant l'efficacité administrative et la satisfaction des employés. Demande de documents - Administrateurs La fonctionnalité de génération de documents administratifs sur Socium Doc a été simplifiée et intégrée au menu Employé. Voici les étapes à suivre : 1. Accéder au menu Employé - Connectez-vous à Socium Doc. - Accédez au menu Employé. 2. Demander un document administratif - Cliquez sur Demander des documents. - Une fenêtre s'ouvre avec un formulaire à remplir. 3. Remplir le formulaire - Remplissez les détails de la demande, incluant le nom du document ,le type de document requis, la raison de la demande, la date limite, et tout message spécifique adressé au collaborateur pour clarifier le contexte ou l'urgence de la requête. 4. Finaliser la demande - Une fois toutes les informations complétées, envoyez la demande. Le collaborateur recevra une notification l'informant de la nouvelle demande de document, avec les instructions pour y répondre. La demande sera ensuite traitée, et le document généré sera directement accessible Demande de documents - Employé Les demandes d'attestation formulées par les collaborateurs représentent une fonctionnalité clé de Socium Doc, permettant une interaction fluide et automatisée entre les employés et l'administration. Cette procédure donne aux employés la capacité de solliciter officiellement des attestations pour divers besoins, tandis que l'administrateur, grâce aux modèles dynamiques, peut générer ces documents en intégrant automatiquement les informations spécifiques à chaque employé. Cette automatisation assure non seulement un gain de temps considérable mais garantit également l'exactitude et la personnalisation des documents générés. Formulation de la demande par l’employé 1. Initiation de la demande : - L'employé accède à la section « demande » dans son espace Socium Doc appuie sur demande envoyées et clique sur « Nouvelles demande » pour commencer le processus. 2. Précisions sur la demande : - Dans le formulaire de demande, l'employé remplit le « nom du document » souhaité. - Sélectionne le type de document parmi les modèles disponibles. - Ajoute une description pour clarifier sa demande. - Indique une date limite souhaitée pour la réception de l'attestation 3. Envoi de la demande : - Après avoir rempli les informations nécessaires, l'employé envoie la demande, qui est alors visible par l'administrateur dans la section « demandes reçues ». La fonctionnalité de demande de documents dans Socium Doc permet une gestion efficace et centralisée des interactions documentaires entre les administrateurs et les collaborateurs. Les demandes envoyées et reçues sont organisées de manière claire, permettant un suivi précis et une réponse rapide aux besoins documentaires. Cette fonctionnalité renforce l'efficacité administrative et améliore la satisfaction des employés en facilitant la communication et en automatisant la génération de documents.

Créer un nouveau contrat

La création d'un contrat dans Socium Doc est une procédure simple et organisée, permettant de maintenir un ordre précis et de faciliter l'accès futur aux documents. Voici un guide détaillé pour vous aider à naviguer à travers ce processus. https://www.loom.com/share/ceb01fd59980487dbb23cb4cdeb6b149 Étapes pour créer un contrat 1. Création d'un dossier - Organiser les contrats : Commencez par organiser vos contrats en créant un nouveau dossier. Les dossiers servent à classer les contrats par type ou selon toute autre catégorisation pertinente pour votre organisation. Cette étape aide à maintenir l'ordre et facilite la recherche de contrats spécifiques à l'avenir. - Sélection du dossier : Après avoir créé et nommé votre dossier, cliquez sur celui-ci pour accéder à son contenu. 2. Création du contrat - Nouveau contrat : Dans le dossier, cliquez sur le bouton « Nouveau contrat ». Cette action déclenche le processus de création d'un contrat, vous amenant à une interface où vous pourrez renseigner les informations du contrat et sélectionner un modèle de contrat. 3. Création du contrat : - Saisissez les informations du contrat : Informations du contrat - Nom du contrat : Saisissez un nom descriptif pour le contrat, en incluant le nom du collaborateur concerné et le type de contrat pour une identification aisée. - Type de contrat : Sélectionnez le type de contrat parmi les options disponibles pour faciliter le classement et la recherche. choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker le contrat. - Dossier de contrat : Sélectionner le dossier dans lequel le contrat sera stocké - Sélection du modèle : Pour créer un nouveau contrat, sélectionner un modèle. Parcourez les dossiers pour trouver le modèle qui correspond à vos besoins, puis cliquez sur « Choisir ». Validez votre sélection en cliquant sur « Suivant » 4. Édition et confirmation du contrat - Personnalisation du contrat : À cette étape, vous utilisez l'éditeur pour personnaliser davantage le contrat ou conserver le modèle tel quel. Vous avez également la possibilité d'ajouter des variables pour automatiser l'insertion d'informations spécifiques, telles que les noms, dates, et autres détails pertinents. Les modifications apportées ici affectent uniquement ce contrat spécifique, sans altérer le modèle d'origine. - Finalisation : Après vérification et ajustements, finalisez en cliquant sur « Enregistrer ». En suivant ces étapes, vous pourrez créer et gérer efficacement vos contrats dans Socium Doc, assurant ainsi une organisation optimale et un accès rapide à vos documents importants.

Remplissage du contrat

Lorsque vous avez enregistré un contrat comme brouillon dans Socium Doc, vous pouvez passer à l'étape de remplissage pour personnaliser et finaliser le document. Voici un guide détaillé pour vous aider à remplir et gérer les contrats efficacement. Visualisation du brouillon Après avoir enregistré le contrat en tant que brouillon, vous pouvez le visualiser pour voir le document en préparation. Cette étape vous permet de vérifier le contenu du contrat avant sa finalisation et de vous assurer que toutes les sections nécessaires sont correctement configurées. Passer à l'étape de remplissage En passant à l'étape de remplissage, vous serez confronté à un formulaire qui liste toutes les variables du contrat. Ce formulaire est conçu pour recueillir les données spécifiques nécessaires pour personnaliser le document. Voici comment procéder : Remplissage des données - Saisie des Informations : L’administrateur peut choisir de saisir lui-même toutes les données, y compris celles relatives au collaborateur. Assurez-vous de remplir toutes les informations demandées dans le formulaire pour garantir que le contrat soit complet. Envoi du contrat pour remplissage - Assignation à un Utilisateur : Alternativement, l’administrateur peut choisir d'assigner le contrat à un utilisateur existant pour qu'il le remplisse. L'utilisateur recevra une notification par email l'invitant à se connecter à Socium Doc et à compléter les informations requises. Vérification des informations Après que l'utilisateur a rempli le contrat et l'a renvoyé, l’administrateur peut vérifier les informations spécifiées par le collaborateur. Cette vérification est essentielle pour s'assurer que toutes les données sont correctes avant de générer le contrat final. Finalisation Une fois les informations vérifiées et confirmées, l’administrateur peut procéder à la génération du contrat finalisé. Le document est alors prêt à être utilisé, signé et archivé selon les besoins de votre organisation.

Générer, signer un contrat manuellement

Une fois que vous avez rempli toutes les variables nécessaires pour un contrat dans Socium Doc, il est temps de procéder à la génération, à la signature et à la finalisation du document. Suivez ces étapes pour assurer une gestion fluide et efficace des contrats. https://www.loom.com/share/24517ca67ae7469faf1fa73c99b9c6f4 Génération du contrat Après avoir saisi toutes les informations requises dans le formulaire de remplissage, l’administrateur peut générer le contrat finalisé : - Générer le contrat : Cliquez sur le bouton « Générer ». Cela crée un document basé sur les données fournies, prêt à être signé et officialisé. Signature du contrat Une fois le contrat généré, deux options de signature sont disponibles : Télécharger, signer et charger le contrat 1. Téléchargement : Téléchargez le contrat depuis Socium Doc. Ce fichier est maintenant prêt à être imprimé ou envoyé pour signature. 2. Signature : Faites signer le contrat par toutes les parties concernées. 3. Upload du contrat signé : Après que toutes les parties ont signé le contrat, revenez sur Socium Doc, cliquez sur « Signer un contrat », puis sélectionnez « Charger la version signée ». Téléchargez le document signé pour l’intégrer à la plateforme. Mise à jour du statut Une fois que le contrat signé est téléchargé dans Socium Doc, le statut du contrat sera mis à jour automatiquement : - Remplacement du contrat original : Le contrat généré sera remplacé par la version signée. - Statut du contrat : Le statut du contrat sera mis à jour en tant que « Contrat signé », reflétant son état actuel dans le système.

Ajouter des sections et documents des employés

Socium Doc permet de gérer efficacement vos documents et de les organiser en sections appropriées. Voici les étapes pour ajouter des documents et des sections sur la plateforme Socium Doc. Ajouter un document https://www.loom.com/share/d132f9ce68124237807627efe905a3b0 1. Accéder à la section documents - Connectez-vous à votre compte Socium Doc. - Dans le menu principal sur la gauche, cliquez sur « Employés ». - Appuyer sur le nom de l'employé 2. Ouvrir l'option d'ajout de document - Cliquez sur le bouton « Ajouter un document » situé en haut à droite de l'écran. 3. Remplir les informations du document - Une fenêtre pop-up s'ouvre, vous demandant de fournir les informations suivantes : - Nom du document : Entrez le nom du document. - Téléchargement du fichier : Cliquez sur le bouton pour importer votre document. Assurez-vous que le fichier est au format .pdf. - Sélectionner la section : Choisissez la section appropriée pour ce document. Si la section n'existe pas, vous pouvez en créer une nouvelle 4. Enregistrer le document - Après avoir renseigné toutes les informations, cliquez sur le bouton « Ajouter le document » pour ajouter le document à la plateforme. Ajouter une section https://www.loom.com/share/aab5bb7c371047f78ab83e956e15233d 1. Accéder à la gestion des sections - Toujours dans la section « Employés», localisez l’option de gestion des sections. 2. Créer une nouvelle section - Cliquez sur le bouton « Ajouter une section ». - Une fenêtre pop-up s'ouvre, vous demandant de fournir les informations suivantes : - Nom de la section : Entrez le nom de la section.. 3. Enregistrer la section - Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour ajouter la section à la plateforme. L'ajout de documents et de sections dans Socium Doc est un processus simple qui vous permet de mieux organiser vos documents et de garantir une gestion efficace des informations. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement ajouter et classer vos documents, assurant ainsi une organisation optimale au sein de votre entreprise. Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à consulter le support de Socium Doc ou votre administrateur de système.

Ajout en masse des documents

Ajout en masse des documents dans Socium Doc Voici comment procéder : https://www.loom.com/share/6d2f65f85acf4a69ac26543fe907568d Étapes pour l'ajout en masse des documents 1. Accéder à la section Employés - Connectez-vous à Socium Doc et naviguez vers la section "Employés" à partir du menu principal sur la gauche. 2. Ouvrir la fenêtre d'ajout en masse des documents - Cliquez sur le bouton « Joindre des documents » situé en haut à droite de l'écran. 3. Compléter le formulaire d'ajout en masse Une fenêtre s'ouvre avec un formulaire à remplir : - Nom du document : Entrez le nom du document que vous souhaitez ajouter. - Importation du fichier zip : Cliquez sur le bouton pour importer un fichier .zip contenant tous les documents à assigner. Chaque document dans le fichier .zip doit porter le matricule du collaborateur auquel il doit être assigné. Notez que seuls les documents au format .pdf seront pris en charge. - Sélectionner la section : Choisissez la section appropriée pour ces documents. 4. Assigner les documents - Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur le bouton « Assigner les documents » pour charger et assigner les documents aux employés respectifs. - Si vous souhaitez annuler l'opération, cliquez sur le bouton « Annuler ». L'ajout en masse des documents est une fonctionnalité puissante de Socium Doc qui simplifie la gestion des documents des employés. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement charger plusieurs documents pour différents collaborateurs en une seule opération, assurant ainsi une organisation et une efficacité accrues dans la gestion documentaire de votre entreprise.

Introduction au module Payroll

Le module Payroll de Socium est conçu pour faciliter la gestion de la paie au sein de votre entreprise. Il offre une interface intuitive et des fonctionnalités complètes pour assurer une gestion efficace et précise des salaires et des éléments de rémunération. Accueil du module Payroll Lorsque vous accédez au module Payroll, vous êtes accueilli par un tableau de bord qui centralise toutes les informations et fonctionnalités essentielles pour la gestion de la paie. Voici un aperçu des principales sections du module : 1. Tableau de bord : Cette section offre une vue d'ensemble de toutes les activités récentes et des informations clés relatives à la paie de votre entreprise. 2. Employés : Ici, vous pouvez gérer toutes les informations relatives à vos employés. Cela inclut l'ajout de nouveaux employés, la mise à jour des informations existantes, et la consultation des dossiers des employés. 3. Éléments de rémunération : Cette section permet de définir et de gérer les différents éléments de rémunération tels que les primes, les indemnités, et autres composantes salariales. 4. Bulletins de paie : Vous pouvez générer et consulter les bulletins de paie pour chacun de vos employés, en assurant une transparence et une précision dans le traitement des salaires. 5. États de paie : Cette section fournit des rapports détaillés sur les paiements effectués, vous permettant de suivre et d'analyser les dépenses liées à la paie. 6. Centres analytiques : Utilisez cette section pour analyser les données de paie à travers différents centres analytiques, facilitant ainsi la prise de décisions financières stratégiques. 7. Comptes comptables : Ici, vous pouvez gérer les comptes comptables liés à la paie, assurant une intégration fluide avec la comptabilité de votre entreprise. Le module Payroll de Socium est un outil puissant et indispensable pour toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de sa paie. Grâce à son interface intuitive et ses nombreuses fonctionnalités, vous pouvez gérer efficacement toutes les composantes de la paie, de la gestion des employés à la génération des bulletins de paie, en passant par l'analyse des données financières.

Présentation de l’interface

L'interface du module Payroll de Socium est conçue pour être intuitive et facile à naviguer, permettant aux utilisateurs de gérer efficacement les processus de paie. Voici un aperçu détaillé des principales sections de l'interface et de leurs fonctionnalités : Accueil La page d'accueil du module Payroll vous offre un aperçu rapide des principales fonctionnalités disponibles. Elle inclut un tableau de bord qui centralise les informations essentielles et permet un accès rapide aux différentes sections du module. Tableau de bord Le tableau de bord est la première section visible après l'accueil. Il fournit une vue d'ensemble des activités récentes et des informations clés relatives à la paie, telles que les paiements à venir, les rapports de paie, et les notifications importantes. Cette section est essentielle pour avoir une vue rapide de la santé financière de votre paie. Gestion des entreprises Sous cette catégorie, plusieurs sections sont disponibles pour une gestion détaillée des différents aspects de la paie : - Employés : Cette section permet de gérer les informations relatives à tous vos employés. Vous pouvez ajouter de nouveaux employés, modifier les informations existantes, et consulter les dossiers des employés. - Éléments de rémunération : Ici, vous pouvez définir et gérer les différents éléments de rémunération, comme les primes, les indemnités, et autres composantes salariales. Cela permet de personnaliser les bulletins de paie en fonction des besoins de chaque employé. - Bulletins de paie : Cette section vous permet de générer et de consulter les bulletins de paie pour chaque employé. Vous pouvez vérifier et approuver les bulletins avant de les envoyer aux employés. - États de paie : Les états de paie fournissent des rapports détaillés sur les paiements effectués. Vous pouvez suivre et analyser les dépenses de paie, ce qui est crucial pour la gestion financière. - Centres analytiques : Cette section permet d'analyser les données de paie à travers différents centres analytiques, offrant une vue détaillée des coûts et des tendances. Cela aide à prendre des décisions financières informées. - Comptes comptables : Ici, vous pouvez gérer les comptes comptables liés à la paie, assurant une intégration fluide avec les systèmes comptables de votre entreprise. Cela simplifie le processus de réconciliation et de reporting financier. L'interface du module Payroll de Socium est conçue pour offrir une expérience utilisateur fluide et efficace. Chaque section est pensée pour faciliter la gestion de la paie, de l'ajout des informations des employés à la génération des bulletins de paie, en passant par l'analyse des données financières. En utilisant cette interface intuitive, les entreprises peuvent optimiser leur processus de paie et assurer une gestion financière rigoureuse.

Ajouter des prime de cotisations

Les éléments de rémunération sont essentiels pour la gestion des salaires et des avantages au sein d’une entreprise. Ce guide vous montre comment ajouter des primes et cotisations pour vos employés dans Socium Payroll, à la fois manuellement et en masse. https://www.loom.com/share/28ac7b07b7de4466ba8d83e5618d0393 Étape 1 : Se connecter 1. Connexion : commencez par vous connecter à votre compte Socium Workspace 2. Appuyer sur le module Payroll. Étape 2 : Accéder aux éléments de rémunération 1. Éléments de rémunération : sélectionnez l’option “Éléments de rémunération”. Vous serez dirigé vers la page correspondante. Étape 3 : Ajouter des primes et cotisations individuel / Par employé 1. Sélectionner un employé : sur la page “Éléments de rémunération”, trouvez l’employé pour lequel vous souhaitez ajouter une prime ou une cotisation. 2. Ajouter une prime : cliquez sur le bouton “Ajouter” à côté du nom de l’employé. 3. Configurer la prime : Type de prime : sélectionnez le type de prime que vous souhaitez ajouter. Montant : entrez le montant de la prime. Fréquence : choisissez si la prime est mensuelle ou ponctuelle. Date : sélectionnez le mois à laquelle la prime doit être appliquée si c'est une prime ponctuelle. Si la prime est mensuelle on choisit une période à laquelle la prime sera appliquée c'est à dire une date de début et de fin 4. Enregistrer : une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur “Enregistrer” pour valider l’ajout de la prime. Étape 4 : Ajouter des primes et cotisations en masse 1. Bouton “Ajouter plusieurs” : sur la page “Éléments de rémunération”, cliquez sur “Ajouter plusieurs” en haut à droite. 2. Télécharger le fichier modèle CSV : téléchargez le fichier modèle CSV pour les primes et cotisations. 3. Remplir le fichier CSV : ouvrez le fichier téléchargé et renseignez les informations nécessaires pour chaque employé. 4. Configurez la prime : Fréquence : choisissez la fréquence (mensuelle ou ponctuelle) des primes dans le formulaire. Mois : indiquez le mois ou la période pour lequel les primes sont attribuées. 5. Choisir un fichier CSV : cliquez sur “Choisir un fichier CSV” et sélectionnez le fichier que vous avez rempli. 6. Enregistrer : cliquez sur “Enregistrer” pour importer les données du fichier CSV et ajouter les primes et cotisations en masse Socium Payroll offre des options flexibles pour gérer les primes et cotisations de vos employés, que ce soit individuellement ou en masse. En suivant ces étapes, vous pouvez assurer une gestion efficace et précise des éléments de rémunération au sein de votre entreprise.

Ajouter des note de frais

Les notes de frais sont une composante essentielle de la gestion de la paie au sein d’une entreprise. Ce guide détaille les étapes pour ajouter des notes de frais dans le module Socium Payroll, à la fois individuellement et en masse. https://www.loom.com/share/739ea16b60fe488785e6b22edea6d8f9 Étape 1 : Se connecter 1. Connexion : commencez par vous connecter à votre compte Socium Workspace. Étape 2 : Accéder au module Payroll 1. Module Payroll : une fois connecté, sélectionnez le module Payroll. Étape 3 : Accéder aux éléments de rémunération 1. Éléments de rémunération : dans le menu principal, cliquez sur “Éléments de rémunération”. Étape 4 : Ajouter des notes de frais individuellement / Par employé 1. Notes de frais : sur la page “Éléments de rémunération”, cliquez sur l’onglet “Notes de frais” en haut. 2. Ajouter une note de frais : trouvez l’employé pour lequel vous souhaitez ajouter une note de frais. Cliquez sur le bouton “Ajouter” à côté du nom de l’employé. 3. Configurer la note de frais : Description : entrez une description de la note de frais. Montant : indiquez le montant de la note de frais. Fréquence : choisissez si la note de frais est mensuelle ou ponctuelle. Mensuelle : si la note de frais est mensuelle, entrez la date de début et la date de fin. Ponctuelle : si la note de frais est ponctuelle, entrez le mois auquel la note de frais sera appliquée. 4. Enregistrer : une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur “Enregistrer” pour valider l’ajout de la note de frais. Étape 5 : Ajouter des notes de frais en masse 1. Bouton “Ajouter plusieurs” : sur la page “Notes de frais”, cliquez sur “Ajouter plusieurs” en haut à droite. 2. Télécharger le fichier modèle CSV : téléchargez le fichier modèle CSV pour les notes de frais. 3. Remplir le fichier CSV : ouvrez le fichier téléchargé et renseignez les informations nécessaires pour chaque employé. 4. Charger le fichier CSV : Fréquence : choisissez la fréquence (mensuelle ou ponctuelle) des notes de frais dans le formulaire. Mensuelle : si la note de frais est mensuelle, entrez la date de début et la date de fin. Ponctuelle : si la note de frais est ponctuelle, entrez la date à laquelle la note de frais sera appliquée. 5. Choisir un fichier CSV : cliquez sur “Choisir un fichier CSV” et sélectionnez le fichier que vous avez rempli. 6. Enregistrer : cliquez sur “Enregistrer” pour importer les données du fichier CSV et ajouter les notes de frais en masse. Le module Socium Payroll permet une gestion efficace des notes de frais, que ce soit individuellement pour chaque employé ou en masse pour plusieurs employés. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement gérer les dépenses professionnelles de votre entreprise.

Ajouter des avances sur salaire

Les avances sur salaire sont des paiements anticipés effectués par l’employeur à un employé avant la date normale de paie. Ce guide explique comment ajouter des avances sur salaire dans le module Socium Payroll, à la fois individuellement et en masse. https://www.loom.com/share/2f51a2cb0cdb4094b0c3e6247236cb5f Étape 1 : Se connecter 1. Connexion : commencez par vous connecter à votre compte Socium Workspace. Étape 2 : Accéder au module Payroll 1. Module Payroll : une fois connecté, sélectionnez le module Payroll. Étape 3 : Accéder aux éléments de rémunération 1. Éléments de rémunération : dans le menu principal, cliquez sur “Éléments de rémunération”. Étape 4 : Ajouter des avances sur salaire individuellement 1. Avances sur salaire : sur la page “Éléments de rémunération”, cliquez sur l’onglet “Avances sur salaire” en haut. 2. Ajouter une avance sur salaire : trouvez l’employé pour lequel vous souhaitez ajouter une avance sur salaire. Cliquez sur le bouton “Ajouter” à côté du nom de l’employé. 3. Configurer l’avance sur salaire : • Description : entrez une description de l’avance sur salaire. • Montant : indiquez le montant de l’avance sur salaire. • Fréquence : choisissez si l’avance sur salaire est mensuelle ou ponctuelle. • Mensuelle : si l’avance sur salaire est mensuelle, entrez la date de début et la date de fin. • Ponctuelle : si l’avance sur salaire est ponctuelle, entrez le mois auquel l’avance sera appliquée. 4. Enregistrer : une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur “Enregistrer” pour valider l’ajout de l’avance sur salaire. Étape 5 : Ajouter des avances sur salaire en masse 1. Bouton “Ajouter plusieurs” : sur la page “Avances sur salaire”, cliquez sur “Ajouter plusieurs” en haut à droite. 2. Télécharger le fichier modèle CSV : téléchargez le fichier modèle CSV pour les avances sur salaire. 3. Remplir le fichier CSV : ouvrez le fichier téléchargé et renseignez les informations nécessaires pour chaque employé. 4. Configurer les avance sur salaire : • Fréquence : choisissez la fréquence (mensuelle ou ponctuelle) des avances sur salaire dans le formulaire. • Mensuelle : si l’avance sur salaire est mensuelle, entrez la date de début et la date de fin. • Ponctuelle : si l’avance sur salaire est ponctuelle, entrez la date à laquelle l’avance sera appliquée. • Choisir un fichier CSV : cliquez sur “Choisir un fichier CSV” et sélectionnez le fichier que vous avez rempli. 5. Enregistrer : cliquez sur “Enregistrer” pour importer les données du fichier CSV et ajouter les avances sur salaire en masse. Le module Socium Payroll permet une gestion flexible des avances sur salaire, que ce soit individuellement pour chaque employé ou en masse pour plusieurs employés. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement gérer les avances sur salaire dans votre entreprise.

Ajouter des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont des heures de travail effectuées au-delà de l’horaire de travail normal. Ce guide détaille les étapes pour ajouter des heures supplémentaires dans le module Socium Payroll. https://www.loom.com/share/eaba10bcd7e44bb3885f79ab3fb5914e Étape 1 : Se connecter 1. Connexion : commencez par vous connecter à votre compte Socium Workspace. Étape 2 : Accéder au module Payroll 1. Module Payroll : une fois connecté, sélectionnez le module Payroll. Étape 3 : Accéder aux éléments de rémunération 1. Éléments de rémunération : dans le menu principal à gauche, cliquez sur “Éléments de rémunération”. Étape 4 : Ajouter des heures supplémentaires 1. Heures supplémentaires : sur la page “Éléments de rémunération”, cliquez sur l’onglet “Heures supplémentaires” en haut. 2. Ajouter des heures supplémentaires : cliquez sur le bouton “Ajouter des heures supplémentaires”. Étape 5 : Configurer les heures supplémentaires 1. Matricule : entrez le matricule de l’employé à qui vous souhaitez ajouter des heures supplémentaires. 2. Nom et Prénom : saisissez le nom et le prénom de l’employé. 3. Type d’heures supplémentaires : choisissez le type d’heures supplémentaires (par exemple, majorées à 10%, 12%, 15%, 30%, 35%, 40%, 50%). 4. Nombre d’heures : indiquez le nombre d’heures supplémentaires effectuées. 5. Date : sélectionnez la date à laquelle l’employé a effectué les heures supplémentaires. Étape 6 : Enregistrer les heures supplémentaires 1. Ajouter : une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur “Ajouter” pour valider l’ajout des heures supplémentaires. Le module Socium Payroll permet une gestion efficace des heures supplémentaires. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement ajouter des heures supplémentaires pour vos employés, assurant ainsi une rémunération précise et juste pour le travail effectué au-delà des heures normales.

Génération des bulletins de Paie

La génération des bulletins de salaire est une étape cruciale dans la gestion de la paie. Le module Socium Payroll rend ce processus simple et efficace grâce à une interface utilisateur intuitive. Voici un guide détaillé pour vous aider à générer des bulletins de salaire sur Socium Payroll https://www.loom.com/share/6b355592c11e45109b921ae118fcbd50 Accéder à la section "Bulletins de paie" 1. Connexion et navigation - Connectez-vous à votre compte Socium Payroll. - Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur "Bulletins de paie" sous la section "Gestion des entreprises". Vous serez dirigé vers une page Génération des bulletins de paie de tous les employés 1. Choix de la période de paie - Choisissez la période de paie pour laquelle vous souhaitez générer les bulletins de salaire mensuel. Utilisez les flèches à coté de la date pour définir la période exacte. 2. Vérification des éléments de rémunération - Avant de générer les bulletins, assurez-vous que tous les éléments de rémunération sont corrects. Cela inclut les salaires de base, les heures supplémentaires, les primes, les déductions, etc. Vous pouvez vérifier et modifier ces informations directement dans la section correspondante. 3. Génération des bulletins - Une fois les informations vérifiées, cliquez sur le bouton "Générer les bulletins". Socium Payroll traitera alors les données et créera les bulletins de salaire pour chaque employé. 4. Visualisation et téléchargement - Après la génération, les bulletins de salaire seront disponibles pour visualisation. Cliquez sur l'icône en forme d**"Oeil"** pour visualiser chaque bulletin en détail. - Pour télécharger les bulletins de salaire, appuyer sur l'icône de téléchargement . - Pour supprimer appuyer sur l'icone en forme de poubelle Génération des bulletins de paie individuellement 1. Accéder aux employés : dans le menu principal à gauche, cliquez sur “Employés”. 2. Sélectionner un employé : trouvez et cliquez sur le nom de l’employé pour lequel vous souhaitez générer un bulletin de paie. 3. Générer le bulletin : sur la page de l’employé, cliquez sur l’onglet “Bulletin de paie” en haut. Ensuite, cliquez sur “Générer le bulletin du mois” pour générer le bulletin de paie du mois sélectionné pour cet employé. La génération des bulletins de salaire sur le module Socium Payroll est un processus structuré et facile à suivre. En quelques étapes simples, vous pouvez créer, visualiser, télécharger et envoyer les bulletins de salaire à vos employés. Cette fonctionnalité assure une gestion précise et efficace de la paie, contribuant ainsi à la satisfaction des employés et à la conformité de l'entreprise. Pour toute assistance supplémentaire ou des questions spécifiques, n'hésitez pas à contacter le support technique de Socium.

Génération des Etats de paie

La génération des états de paie est une fonctionnalité clé du module Payroll de Socium. Elle permet aux utilisateurs de créer des rapports détaillés sur les paiements effectués aux employés, facilitant ainsi la gestion et l'analyse des données financières de l'entreprise. Voici un guide étape par étape pour générer des états de paie. Accéder à la Section "États de paie" 1. Connexion et Navigation - Connectez-vous à votre compte Socium Payroll. - Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur "États de paie" sous la section "Gestion des entreprises". 2. Vue de la Section "États de paie" - Vous serez dirigé vers une page . La section "États de paie" présente un tableau où seront listés les différents états de paie générés. Génération d'un État de Paie 1. Sélection du Type d'État de Paie - Utilisez le menu déroulant intitulé "Filtrer par" pour sélectionner le type d'état de paie que vous souhaitez générer. Les options disponibles peuvent inclure des rapports mensuels, trimestriels, ou annuels, entre autres. 2. Sélection de la Période - Choisissez la période pour laquelle vous souhaitez générer l'état de paie. Utilisez les flèches de navigation ou le calendrier pour sélectionner le mois, le trimestre ou l'année désirée. 3. Génération du Rapport - Une fois les critères de filtrage sélectionnés, cliquez sur le bouton "Générer" Socium Payroll commencera alors à traiter les informations et à générer l'état de paie correspondant. 4. Visualisation et Téléchargement - Après la génération, l'état de paie apparaîtra dans le tableau. Vous pouvez cliquer sur l'icône ou le lien dans la colonne "Actions" pour visualiser le rapport en détail. - Pour télécharger le rapport, utilisez l'option de téléchargement disponible (souvent représentée par une icône de téléchargement ou un bouton "Télécharger"). La génération des états de paie sur Socium Payroll est un processus simple et intuitif qui permet aux utilisateurs de créer des rapports financiers détaillés en quelques étapes. En suivant ce guide, vous pourrez facilement accéder à des informations cruciales pour la gestion de la paie et prendre des décisions financières informées pour votre entreprise. Pour toute assistance supplémentaire ou pour des questions spécifiques, n'hésitez pas à contacter le support technique de Socium. https://www.loom.com/share/44171ad9799e45c3a55b9d73093616f1

Astuces

Affecter une demande L'admin peut affecter tout type de demande à un collaborateur qui pour une raison ou une autre n’est pas en mesure d’effectuer sa demande (congé , note de frais, moyen, avance). La procédure est la même que pour faire une demande classique; la seule étape préalable étant la sélection de la personne concernée. Profil Un même compte peut avoir un profil admin et un profil employé et switcher de l’un à l’autre sans se déconnecter. Pour créer des workflows, avoir accès au dashboard ou encore affecter des demandes ce sera avec le profil “Admin” et pour pouvoir effectuer des demandes pour soi même il faut le profil “employé”

Génération de documents dans Socium Doc

Étapes pour générer un document : 1. Accéder à la section des demandes 1. Une fois connecté à Socium Doc, cliquez sur le menu "Demande". 2. Vous accédez à une liste complète des demandes reçues de vos collaborateurs. 2. Filtrer ou trier les demandes - Vous pouvez utiliser les options de filtrage pour afficher uniquement les demandes non traitées, traitées, selon vos besoins. 3. Identifier une demande spécifique 1. Dans la section "Demandes non traitées", repérez la demande à traiter. 2. Vérifiez les détails de la requête si nécessaire. 4. Générer le document 1. À côté de la demande sélectionnée, cliquez sur le bouton "Générer". 2. Socium Doc crée automatiquement le document associé à la demande. 5. Partager le document avec le collaborateur - Une fois généré, le document est automatiquement partagé avec le collaborateur concerné. - Le collaborateur peut accéder au document via son interface va être notifié . Avantages de cette fonctionnalité : - Efficacité : Simplifie la gestion administrative en réduisant les étapes manuelles. - Précision : Les documents générés sont conformes aux modèles prédéfinis, minimisant les erreurs. - Traçabilité : Vous pouvez facilement consulter les demandes traitées ou non dans l’interface. Si vous avez des questions ou besoin d’assistance sur l’utilisation de cette fonctionnalité, notre équipe reste à votre disposition. 😊

Paramétrage des Rappels Personnalisés sur Socium Doc

Les rappels personnalisés vous permettent de planifier des notifications pour rester informé des échéances importantes liées à vos documents. Étapes pour configurer un rappel personnalisé 1. Accéder au document concerné - Connectez-vous à Socium Doc. - Naviguez vers le document sur lequel vous souhaitez configurer un rappel. 2. Configurer le rappel - Cliquez sur l’icône en forme d’horloge située à côté du document. - Vous serez redirigé vers une page dédiée au paramétrage du rappel. 3. Remplir les informations du rappel - Titre du rappel : Saisissez un titre clair et descriptif. - Description (optionnelle) : Ajoutez des détails sur le rappel si nécessaire. - Date et heure : Planifiez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez être notifié. - Personnes à notifier : Sélectionnez les collaborateurs ou responsables qui doivent recevoir la notification. 4. Enregistrer le rappel - Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur Enregistrer. - Votre rappel est désormais configuré et les notifications seront envoyées comme prévu. Pourquoi utiliser les rappels personnalisés ? - Organisation améliorée : Ne manquez plus aucune échéance ou suivi important. - Simplicité : Paramétrez des rappels directement sur les documents concernés. - Collaboration optimisée : Informez automatiquement les bonnes personnes au bon moment. Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés, notre équipe support est disponible pour vous aider.

Signature électronique sur Socium Doc

La signature électronique sur Socium Doc facilite la gestion et la validation des contrats. Voici les étapes à suivre pour accéder au contrat, le remplir et le signer : Étapes pour utiliser la signature électronique 1. Accéder à la section des contrats - Dans Socium Doc, accédez à la section Contrats. - Sélectionnez le contrat que vous souhaitez générer et signer. 2. Générer le contrat - Cliquez sur Générer le contrat. - Remplissez les variables demandées (ces champs ont été définis lors de la création du modèle de contrat) 3. Remplir et générer - Une fois toutes les variables renseignées, cliquez sur Générer. - Le contrat sera généré automatiquement avec les informations que vous avez saisies. 4. Signer ou envoyer pour signature - Après génération, vous avez deux options : - Appuyez sur Signer pour apposer directement votre signature. - Appuyez sur Envoyer pour transmettre le contrat à une ou plusieurs parties pour signature. Points importants - Assurez vous que toutes les informations sont correctement saisies dans les variables avant de générer le contrat. - La signature électronique est juridiquement valide et simplifie le processus de validation des documents administratifs. Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter notre support.

Présentation du module

Le menu du module Socium Perf est organisé de manière simple et intuitive pour faciliter la navigation et l’accès aux différentes fonctionnalités. Voici les sections principales du menu : Formulaires - Cette section permet de créer et gérer les formulaires d’évaluation personnalisés. Vous pouvez définir les critères et questions utilisés pour évaluer les performances des employés. Objectifs - Gérez les objectifs fixés pour les employés ou les équipes. Cette section permet de suivre leur progression et d’aligner les performances sur les priorités de l’entreprise. Campagnes - Retrouvez toutes les campagnes d’évaluation en cours, clôturées ou planifiées. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des campagnes directement depuis cette section. Évaluations - Accédez aux résultats et détails des évaluations par employé ou par département. Cette section offre une vue détaillée pour analyser les performances.

Création de formulaire

Le module Socium Perf permet de créer des formulaires personnalisés pour évaluer les performances de vos employés de manière structurée. Voici comment procéder pour créer un formulaire d’évaluation Étapes pour créer un formulaire d’évaluation 1. Connexion et accès au module Socium Perf - Connectez-vous à Socium Workspace avec vos identifiants. - Accédez au module Perf depuis le menu principal. 2. Accéder à l'onglet "Formulaires" - Dans le menu de gauche, cliquez sur Formulaires. - Appuyez sur le bouton Créer un formulaire pour commencer. 3. Nommer le formulaire - Dans la section dédiée, renseignez le nom du formulaire (exemple : "Évaluation annuelle"). 4. Ajouter des sections - Glissez un élément depuis la barre latérale droite (Texte, Choix unique, Choix multiple, Nombre, etc.) pour ajouter une question. 5. Configurer les questions - Texte : Si vous souhaitez que la réponse soit rédigée, glissez l’élément Texte. - Nombre : Si la réponse attendue est un chiffre, glissez l’élément Nombre. - Renseignez le label (c’est-à-dire la question) et choisissez si la question est obligatoire ou non. 6. Ajouter d’autres sections - Pour ajouter une nouvelle section, cliquez sur Ajouter une section et répétez le processus ci-dessus. - Continuez à glisser les éléments et à configurer vos questions jusqu'à ce que le formulaire soit complet. 7. Gérer les sections - Vous pouvez dupliquer une section si vous souhaitez la réutiliser avec des modifications mineures. - Si une section n’est plus nécessaire, cliquez sur l’icône de suppression pour la retirer. 8. Finaliser le formulaire - Une fois toutes les questions configurées, cliquez sur Créer le formulaire. Actions possibles après création du formulaire - Modifier : Vous pouvez ajuster les questions ou les sections après création. - Supprimer : Si le formulaire n’est plus nécessaire, il peut être supprimé. - Dupliquer : Si vous voulez réutiliser le même modèle avec quelques ajustements, il suffit de dupliquer le formulaire.

Création d’un objectif dans Socium Perf

Le module Socium Perf permet de définir et de gérer des objectifs, qu’ils soient qualitatifs ou quantitatifs, pour les employés ou les départements. Voici les étapes pour créer un objectif avec les détails requis. Étapes pour créer un objectif - Accéder à l’onglet "Objectifs" - Connectez-vous à Socium Workspace et accédez au module Perf. - Cliquez sur l’onglet Objectifs dans le menu à gauche. - Appuyez sur le bouton Créer un objectif. - Remplir les informations générales de l’objectif - Titre : Donnez un nom descriptif à l’objectif. - Description : Fournissez des détails pour expliquer l’objectif. - Personnes assignées : Sélectionnez les employés ou le département à qui cet objectif sera attribué. - Définir la période - Renseignez la date de début et de fin de l’objectif. - Choisir le type d’objectif - Si le type est Quantitatif : - Valeur cible : Indiquez la valeur que vous souhaitez atteindre (exemple : 100 ventes). - Valeur courante : Saisissez la valeur actuelle (exemple : 50 ventes). - Si le type est Qualitatif Aucun champ supplémentaire à remplir . - Ajouter une pondération (facultatif) - La pondération permet de définir l’importance relative de l’objectif. - Vous pouvez l’ajouter aussi bien pour les objectifs qualitatifs que quantitatifs. - Indiquer si l’objectif est à évaluer Cochez cette case si cet objectif fera l’objet d’une évaluation formelle dans une campagne. Laissez la case décochée si vous créez cet objectif uniquement pour un suivi personnel ou interne. - Ajouter des sous-objectifs (optionnel) Cliquez sur Ajouter un sous-objectif. Remplissez les mêmes informations que pour l’objectif principal. - Finaliser et enregistrer - Après avoir complété toutes les informations, cliquez sur Créer l’objectif. Actions possibles après création 1. Ajouter des sous-objectifs : Enrichissez l’objectif principal en ajoutant des étapes ou des sous-objectifs. 2. Modifier : Ajustez les informations de l’objectif en cas de besoin. 3. Clôturer : Marquez un objectif comme terminé une fois qu’il a été atteint. 4. Supprimer : Retirez un objectif qui n’est plus pertinent.

Lancer une campagne d'évaluation

Le module Socium Perf permet de créer des campagnes d’évaluation structurées pour analyser les performances des employés ou départements. Voici les étapes détaillées pour créer une campagne. Étapes pour créer une campagne 1. Informations de la campagne - Titre et description : - Donnez un nom clair à votre campagne (ex. : "Évaluation annuelle 2024"). - Fournissez une brève description pour expliquer l’objectif de la campagne. - Personnes concernées : - Sélectionnez les employés ou les départements concernés par la campagne. - Période de l’évaluation : - Indiquez les dates de la période pendant laquelle les évaluations auront lieu. - Période évaluée : - Spécifiez les dates pour la période que la campagne couvre (ex. : performances de janvier à décembre 2024). - Une fois les informations renseignées, cliquez sur Suivant. 2. Choix et visualisation du formulaire - Sélectionnez un formulaire : - Choisissez parmi les formulaires d’évaluation que vous avez déjà créés. - Assurez-vous que le formulaire correspond aux besoins de votre campagne. - Une fois le formulaire sélectionné, cliquez sur Suivant. 3. Choix du processus et de l’évaluateur - Processus d’évaluation : - Auto-évaluation : Les employés évaluent eux-mêmes leurs performances, suivis par une évaluation du manager. - Évaluation par le manager : Les performances sont directement évaluées par le superviseur. - Choix de l’évaluateur : - Sélectionnez si l’évaluateur est le manager direct ou une personne spécifique. - Si vous choisissez une personne spécifique, ajoutez son email. - Cliquez sur Créer l’évaluation pour finaliser. 4. Associer des objectifs à la campagne - Une fois la campagne créée, vous pouvez l’associer à des objectifs pertinents : - Cliquez sur Oui lorsque la fenêtre de confirmation s’affiche. - Donnez un nom à la section des objectifs (ex. : "Évaluation des objectifs"). - Les objectifs sélectionnés seront alors intégrés à la campagne. - Et appuyer enfin sur Confirmer Gestion des campagnes d’évaluation 1. Lancer une campagne : - Une fois la campagne créée, cliquez sur l’icône en forme de haut-parleur dans la colonne Actions - Confirmez en cliquant sur Lancer la campagne. Cela rend l’évaluation visible aux collaborateurs. 2. Relancer un évalué : - Si un collaborateur tarde à répondre, sélectionnez son évaluation. - Cliquez sur Relancer pour lui envoyer une notification de rappel. 3. Changer d’évaluateur : - Cliquez sur l’icône roue dentée dans la colonne Actions. - Sélectionnez un nouvel évaluateur et cliquez sur Confirmer. 4. Modifier ou supprimer une campagne : - Une campagne lancée peut être modifiée ou supprimée. Cependant, seules les informations comme le titre et la période peuvent être mises à jour après le lancement. En suivant ces étapes, vous pourrez gérer efficacement vos campagnes d’évaluation sur Socium Perf et optimiser la collecte des retours pour améliorer les performances de vos équipes. Avec Socium Perf, gérer les performances de vos équipes n’a jamais été aussi simple et efficace.

Gestion et Suivi des Evaluations.

Une fois qu’une campagne d’évaluation est lancée, toutes les évaluations associées seront disponibles dans le menu Évaluations. Processus d’évaluation : 1. Évaluations administratives directes : Si l’évaluation nécessite uniquement l’intervention du manager, ce dernier peut répondre directement en sélectionnant l’évaluation correspondante dans la liste. 2. Auto-évaluation des employés : Lorsque l’évaluation doit être réalisée par l’employé avant l’intervention du manager, l’administrateur doit attendre la soumission de l’auto-évaluation avant de continuer. Répondre à une évaluation pour le manager et l'employé: - Une fois connectée on voit les évaluations en attente de soumission - Cliquez sur l’évaluation concernée dans la liste. - Sélectionnez une section, puis répondez aux questions en saisissant les réponses dans les champs dédiés. Le manager a la possibilité de rajouter des commentaires. - Pour les sous-objectifs, sélectionnez chaque sous-objectif, renseignez le pourcentage de progression, et ajoutez un commentaire si nécessaire. Finalisation : - Une fois toutes les réponses et progressions renseignées, appuyez sur Soumettre. - Confirmez la soumission. Le statut de l’évaluation changera en Soumise Ce processus permet une gestion fluide et complète des évaluations, assurant un suivi précis des performances et objectifs. Suivi d'une évaluation : 1. Accéder à l'évaluation : L'employé et le manager peuvent consulter les détails de l'évaluation dans son espace sous le menu Évaluations. 2. Que ce soit pour une auto-évaluation ou une évaluation directe par le manager, une fois que le manager a terminé l'évaluation, l'employé a deux possibilités : - Contester l'évaluation : Si l'employé n'est pas d'accord avec les résultats, il peut appuyer sur le bouton Contester l'évaluation pour initier une demander une révision et ajouter son commentaire. - Valider l'évaluation : Si l'employé est en accord avec les résultats, il peut appuyer sur Valider l’évaluation pour confirmer. Lorsqu'un employé conteste une évaluation réalisée par son manager, le rôle du RH est de prendre une décision équitable. Deux options s'offrent au RH : valider l’évaluation de l’employé ou arbitrer l’évaluation. Valider l'Évaluation du manager - Sélectionnez l'évaluation concernée. - Consultez les commentaires de l’employé et les réponses du manager. - Cliquez sur Valider l’évaluation pour approuver l'évaluation du manager et laisser un commentaire. Arbitrer l'Évaluation - Cliquez sur Arbitrer l’évaluation en bas de la page. - Fournissez un commentaire détaillant la décision finale. - Confirmez pour clôturer l’évaluation et changer le statut.

Introduction

https://www.youtube.com/watch?v=FIpQlR7q_Ls

Marque employeur

https://www.youtube.com/watch?v=tCyRa5PaMl4

La fiche de poste

https://www.youtube.com/watch?v=i1VFP4fIfpc

Diffusion de l'offre

https://www.youtube.com/watch?v=pJpUVBvuSQw

La présélection des candidats

https://www.youtube.com/watch?v=PFIP3Mae0yM

Tri automatique des CVs

https://www.youtube.com/watch?v=RQPuz1o7vY0

Automatisation du traitement

https://www.youtube.com/watch?v=4HMLLJoIETQ

Évaluation et collaboration avec les recruteurs

https://www.youtube.com/watch?v=LM1s8R-0n7k

Conclusion

https://www.youtube.com/watch?v=Pb7KAr9eM1c

Comment faire une demande de document?

Suivez ces instructions simples... https://www.loom.com/share/45a44cbb4f7a442882bfa6b22392f39b

Comment ajouter un compte comptable

https://www.loom.com/share/9885e91537dd4e72bbcf30e55547c964

Comment ajouter des éléments de rémunération?

https://www.loom.com/share/89b50bbe828b4de3ab04edd24d42751c

Comment ajouter des centres analytiques

https://www.loom.com/share/8e63ec042fce4b7794295c4cf41633c4