La gestion des notes de frais est une composante essentielle de toute organisation, nécessitant un processus clair et structuré pour assurer une gestion efficace des dépenses des employés. À travers SociumJob, vous pouvez configurer des workflows personnalisés qui simplifient la soumission, l'approbation et le remboursement des notes de frais.
Accès à la Création de Workflows
Pour créer un workflow de notes de frais , suivez ces étapes simples :
Accès aux Paramètres : Connectez-vous à votre compte administrateur sur Socium Workspace et accédez au menu des paramètres.
Sélection de l'Option Workflow : Dans les paramètres, choisissez l'option "Workflow". Vous pouvez voir les workflows existants . Appuyer sur Note de frais en haut et appuyer sur "Ajouter un processus".
Étapes de Création du Workflow
La création d'un workflow de notes de frais se déroule en plusieurs étapes clés :
Étape 1 : Informations de Création
Type de Demande : Sélectionnez le type de note de frais
Nom du Processus : Donnez un nom distinctif à votre processus de notes de frais.
Départements Concernés : Choisissez les départements ou les équipes qui seront impliqués dans le processus de gestion des notes de frais.
Description : Ajoutez une description pour clarifier l'objectif et le fonctionnement du processus.
Visibilité : Définissez les adresses e-mail pour exclure ou inclure des utilisateurs spécifiques dans les départements sélectionnés. Cette fonctionnalité est utile pour personnaliser les processus en fonction des différents collaborateurs ou groupes de travail au sein de chaque département.
Étape 2 : Formulaires
Formulaires : Définissez les formulaires que les employés utiliseront pour soumettre leurs notes de frais. Personnalisez les champs requis en fonction des différents types de dépenses.
Étape 3 : Niveaux de Validation
Définir les Validateurs : Configurez les niveaux d'approbation nécessaires pour chaque type de dépense, en spécifiant les autorisations requises pour chaque étape du processus.
Notification des Tiers : Choisissez les parties prenantes externes qui doivent être informées à chaque étape du processus de validation.
Finalisation et Déploiement
Une fois configuré, le workflow de notes de frais sera automatiquement disponible pour tous les utilisateurs concernés au sein de votre organisation. Cela garantit une gestion harmonieuse des dépenses tout en offrant une visibilité et un contrôle accrus sur les budgets.
En suivant ces étapes sur Socium Workflow, vous pouvez créer un workflow efficace pour la gestion des notes de frais, améliorant ainsi la transparence et la conformité tout en facilitant une gestion fluide des dépenses au sein de votre entreprise.