Suivez les différentes étapes pour optimiser la gestion des documents administratifs de votre personnel:
Créer un dossier
Pour organiser efficacement vos modèles de contrats dans Socium Doc, la première étape consiste à créer un dossier dédié. Voici comment procéder :
Accéder à l'interface de Socium Doc :Ouvrez Socium Doc et sélectionnez l'onglet "Modèles".
Créer un nouveau dossier ou utiliser un dossier existant :
Allez dans la catégorie "Contrat".
Cliquez sur le bouton "Nouveau Dossier".
Une fenêtre s’ouvre et vous demande de donner un nom au dossier.
Choisissez un nom clair qui reflète le contenu ou l’usage des modèles à y mettre.
Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour créer le dossier.
Le nouveau dossier apparaît dans la section "Contrat", prêt à recevoir vos modèles de documents.
Créer un sous dossier :
Cliquez sur "Ajouter un Sous-Dossier".
Une fenêtre s’ouvre et vous demande de donner un nom au sous-dossier.
Saisissez un nom clair pour ce sous-dossier.
Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour le créer.
Le sous-dossier apparaît dans la section correspondante, prêt à accueillir vos modèles de documents.
Créer un modèle
L'étape suivante consiste à créer un modèle de contrat. Voici comment procéder :
Accéder au sous dossier créé :
Créer un nouveau modèle :
Entrez dans le sous-dossier de votre choix.
Cliquez sur le bouton "Nouveau Modèle".
Vous serez redirigé vers l’interface de création de modèle.
Là, vous pourrez définir les spécificités de votre document.
Choisir un template :
Utiliser un template existant
Choisissez un template préconçu dans Socium Doc.
Ces modèles couvrent divers besoins et sont parfaits pour démarrer rapidement.
🔹 Commencer avec un fichier vide
Sélectionnez cette option pour créer un modèle à partir de zéro.
Idéal si vous voulez tout personnaliser ou si vous avez déjà une idée précise de la structure.
🔹 Importer un fichier
Si vous avez un document existant dans Microsoft Word, vous pouvez l’importer.
Cela vous permet de réutiliser votre travail et de l’adapter comme modèle dans Socium Doc.
Personnaliser le modèle
Avant de passer à la personnalisation détaillée de votre modèle, vous devrez fournir des informations essentielles sur le contrat.
Saisir les informations du contrat
Nom du modèle : Entrez un nom spécifique pour votre modèle de contrat contrat. Ce nom aidera à identifier le modèle dans la base de données.
Sélectionner un dossier : Sélectionnez un dossier dans lequel sera stocker le modèle de contrat que vous créer de contrat
Une fois que vous avez fourni les informations essentielles pour votre modèle de contrat , vous accéderez à l'éditeur, semblable à un environnement Microsoft Word. Cet éditeur vous offre une flexibilité totale pour modifier et personnaliser votre document selon vos besoins.
Modifier le texte et la police
Vous pouvez directement taper ou modifier le texte dans l'éditeur, tout comme vous le feriez dans un document Word. Pour ajuster la police de votre texte, cliquez sur le bouton situé en haut à droite de l'éditeur. Ce bouton ouvre un panneau latéral qui vous permet de personnaliser la police, la taille, la couleur, et bien plus encore.
Ajout de variables
Les variables jouent un rôle crucial en permettant d'insérer des informations dynamiques spécifiques à chaque employé ou situation, telles que le nom de l'employé, sa fonction, ou d'autres détails pertinents pour le document.
Accéder à la liste des variables
Cliquez sur le bouton "Liste des variables" situé en haut à droite de l'éditeur. Ce bouton vous mènera à un ensemble de variables prédéfinies que vous pouvez intégrer dans votre modèle. En plus de l'utilisation des variables prédéfinies, Socium Doc offre la possibilité de créer des variables personnalisées, vous permettant d'adapter encore plus finement vos modèles à vos besoins spécifiques.
Insertion de Variables dans le Texte
Positionnement du Curseur : Placez le curseur à l'endroit précis du document où vous souhaitez insérer la variable.
Sélection de la Variable : Ouvrez la liste des variables en cliquant sur le bouton "Liste des variables". Parcourez la liste pour trouver la variable que vous souhaitez ajouter.
Insertion de la Variable : Cliquez sur la variable choisie dans la liste. La variable sera automatiquement insérée à l'emplacement du curseur dans votre document. Dans l'éditeur, les variables insérées sont mises en évidence en gras et précédées du symbole arrobas (@).
Une fois que vous avez personnalisé votre modèle de contrat selon vos besoins spécifiques, il est crucial de l'enregistrer pour une utilisation future. Voici comment procéder :
Confirmation
Après avoir finalisé les modifications et personnalisations de votre modèle, cliquez sur le bouton "Terminer". Votre modèle sera maintenant sauvegardé dans le dossier spécifié, prêt à être utilisé pour générer des contrats spécifiques ou comme base pour de futurs modèles.
La section "Contrats" de Socium Doc est au cœur de la création et de la personnalisation de votre gestion documentaire. En permettant la création de modèles de contrats , Socium Doc assure une uniformité et une efficacité optimales dans la gestion de vos documents. Grâce à des fonctionnalités telles que la personnalisation avancée, l'ajout de variables et l'organisation structurée dans des dossiers dédiés, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de création de modèle de contrat tout en assurant la conformité et la qualité.