Dans Socium Workflow, la création de workflows de congés est une fonctionnalité réservée aux administrateurs. Cette fonctionnalité permet de structurer et de personnaliser les processus de demande de congés au sein de votre organisation, en assurant une gestion fluide et efficace. Ce guide vous expliquera les étapes nécessaires pour créer des workflows de congés.
Accès à la Création de Workflows
Pour accéder à la création de workflows, suivez les étapes ci-dessous :
Accédez aux Paramètres : Connectez vous à votre compte administrateur et allez dans le menu des paramètres.
Sélectionnez l'Option Workflow : Dans les paramètres, sélectionnez l'option "Workflow". Appuyer sur "Congé" et appuyer enfin sur "Ajouter un processus".
Étapes de Création de Workflows
La création de workflows de congés se fait en trois grandes étapes : Informations de création, Visibilité et Formulaires, et Niveaux de Validation.
Étape 1 : Informations de Création
Type de Demande : Choisissez le type de congé parmi les options disponibles, telles que :
Congés payés
Congés non payés
Congés de maternité
Autre (pour spécifier un type de congé non répertorié)
Nom du Processus : Donnez un nom au processus.
Départements Concernés : Sélectionnez les départements concernés par ce processus de congé.
Description : Ajoutez une brève description pour clarifier le processus.
Visibilité : Définissez les adresses e-mail pour exclure ou inclure des utilisateurs spécifiques dans les départements sélectionnés. Cette fonctionnalité est utile pour personnaliser les processus en fonction des différents collaborateurs ou groupes de travail au sein de chaque département.
Étape 2 : Formulaires
Formulaires : Définissez les formulaires que les employés utiliseront pour soumettre leurs demandes. Les formulaires peuvent varier en fonction du type de demande, avec la flexibilité de personnaliser chaque formulaire en rendant certains champs obligatoires, facultatifs ou en les excluant complètement. Cette personnalisation garantit une expérience utilisateur optimale.
Étape 3 : Niveaux de Validation
Définir les Validateurs : Chaque département peut avoir ses propres validateurs, permettant une personnalisation ainsi qu’une traçabilité stricte sur les flux.
Validation en Parallèle : Lorsque plusieurs personnes sont au même niveau de validation, une seule validation suffit pour passer à l'étape suivante.
Validation Séquentielle : En cas de nécessité d'une validation séquentielle, créez différentes étapes de validation.
Notification des Tiers : Choisissez une personne tierce à notifier à la fin du processus, fournissant ainsi une visibilité supplémentaire à des parties intéressées externes à la demande initiale.
Finalisation et Disponibilité
Une fois le workflow créé, il devient automatiquement disponible pour tous les collègues concernés.
La création de workflows de congés dans Socium Workflow permet de structurer efficacement les processus de demande de congé, en assurant une gestion personnalisée et fluide pour chaque département. En suivant ces étapes, vous pouvez créer des workflows adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation, améliorant ainsi la gestion des congés et la satisfaction des employés.