Workspace offre une fonctionnalité puissante d'ajout et de modification en masse, permettant aux administrateurs de gérer efficacement les données des utilisateurs, des absences, et des congés directement à partir de fichiers CSV et Excel. Cette capacité simplifie grandement l'administration des ressources humaines, en rendant possible l'intégration et la mise à jour rapides des informations pour plusieurs employés simultanément, optimisant ainsi les processus RH et économisant un temps précieux.
Ajout / Modifications des utilisateurs
Ajout des employés en masse
1. Préparer le fichier Excel ou CSV
Contrairement à l'approche traditionnelle nécessitant un modèle à télécharger, vous pouvez désormais utiliser directement le fichier Excel de votre entreprise contenant les informations des employés. Assurez vous que ce fichier contienne au moins les colonnes suivantes :
Matricule (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Nom (obligatoire)
Email (obligatoire)
2. Importer les employés
Accédez à "Import multiple des employés" en cliquant sur la flèche à droite du bouton "Ajouter un employé".
Une fenêtre pour le téléversement s’ouvre :
Cliquez sur "Choisir le fichier" et sélectionnez votre fichier Excel ou CSV.
Appuyez sur "Continuer".
3. Aligner les colonnes
Dans cette étape, vous verrez les colonnes de votre fichier et pourrez les associer aux champs requis dans Socium Workspace. Pour chaque colonne, choisissez à quoi elle correspond dans le formulaire (par ex. : "Prénom", "Nom", "Email", etc.) et associez-les correctement.
Les champs Matricule, Prénom, Nom et Email sont obligatoires.
4. Importer les données
Une fois toutes les colonnes alignées, cliquez sur "Importer".
Une fenêtre de confirmation s’affiche avec un récapitulatif des données.
Vérifiez les informations et cliquez sur "Fermer" pour finaliser la mise à jour.
La fonctionnalité d’ajout en masse des employés permet d’intégrer rapidement plusieurs employés en une seule opération. Vous avez également l’option de télécharger un template CSV pour faciliter la saisie des informations.
Télécharger le template d'employé
Dans le menu des employés, cliquez sur la flèche vers le bas à droite du bouton "Ajouter un employé".
Sélectionnez "Télécharger le template d’employé".
Ouvrez le fichier téléchargé et complétez le avec les informations des nouveaux employés.
Champs obligatoires : Matricule, Prénom, Nom, Email.
Importer les employés
Une fois le fichier rempli, retournez dans le menu des employés.
Cliquez à nouveau sur la flèche à droite du bouton "Ajouter un employé" et sélectionnez "Import multiple des employés".
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur "Choisir le fichier" et sélectionnez le fichier rempli.
Cliquez sur "Continuer".
Associer les colonnes
Dans l’étape suivante, associez les colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans Socium Workspace.
Par exemple, la colonne "Nom" de votre fichier doit être liée au champ "Nom" dans le système.
Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont bien associés.
Cliquez sur "Importer".
Finaliser l’import
Une dernière fenêtre s’affiche pour confirmer les informations importées.
Vérifiez les données, puis cliquez sur "Fermer".
Étapes pour la mise à jour en masse des employés :
1. Accéder à la fonctionnalité de mise à jour par import
Dans le menu des employés, cliquez sur la flèche à droite du bouton "Ajouter un employé".
Sélectionnez "Mises à jour des employés par import".
2. Choisir votre fichier mis à jour
Préparez votre fichier Excel ou CSV contenant les informations mises à jour des employés.
Cliquez sur "Choisir le fichier" pour téléverser votre document.
Une fois le fichier sélectionné, appuyez sur "Continuer".
3. Aligner les colonnes
Dans l’étape d’alignement des colonnes, associez les colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans Socium Workspace.
Par exemple, associez la colonne "Prénom" de votre fichier au champ "Prénom" dans le système.
Les champs obligatoires tels que Matricule, Prénom, Nom et Email doivent être correctement alignés.
Une fois terminé, cliquez sur "Importer".
4. Confirmer et finaliser l’import
Une fenêtre de confirmation s’affiche avec un récapitulatif des données.
Vérifiez les informations et cliquez sur "Fermer" pour finaliser la mise à jour.
La fonctionnalité d'ajout et de modification en masse dans le workspace Socium est un outil puissant pour gérer les ressources humaines de manière efficace et rapide. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez intégrer et mettre à jour les informations de plusieurs employés simultanément, optimisant ainsi vos processus RH et économisant un temps précieux.
Si vous avez des questions ou besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me le faire savoir.