Le profil de l'employé dans Workspace Socium fournit une vue détaillée et complète des informations essentielles concernant chaque membre de votre équipe. Voici comment accéder et utiliser efficacement cette fonctionnalité pour optimiser la gestion des ressources humaines.
Accéder au Profil de l'Employé
Accéder à la Liste des Employés :
Dans le menu principal de Workspace, sélectionnez l'option “Employés” pour afficher la liste complète des employés de votre organisation.
Sélectionner un Employé :
Cliquez sur le nom de l'employé dont vous souhaitez consulter le profil. Vous serez dirigé vers la page de profil de cet employé.
Relance, Édition, et Activation
Pour assurer une gestion efficace et à jour des utilisateurs, Workspace Socium propose plusieurs fonctionnalités permettant de relancer les utilisateurs inactifs, d'éditer les informations de profil, et d'activer ou désactiver les comptes d'utilisateurs. Plusieurs icônes facilitent ce processus : un triangle rouge avec un point d'exclamation indique qu'un utilisateur n'a pas encore activé son compte, un haut-parleur sert à envoyer une relance, une icône d'édition permet de modifier les informations de l'utilisateur, et l'option d'activer/désactiver gère l'état actif des utilisateurs.
Relance des Employés :Dans le processus de gestion des utilisateurs au sein de Workspace, il est possible que certains ne suivent pas immédiatement la procédure d'activation de leur compte. Le lien d'activation envoyé par e-mail expire après une semaine, nécessitant l'envoi d'un nouveau lien si l'utilisateur n'a pas agi dans ce délai. Pour identifier facilement ces cas, Workspace intègre un système de notification visuelle : si l'utilisateur n'a pas encore activé son compte, un icône en forme de triangle avec un point d'exclamation, coloré en rouge, apparaîtra à gauche de la ligne correspondant à cet utilisateur.
Pour relancer un utilisateur et encourager l'activation de son compte :
Identifier les Utilisateurs Inactifs :Recherchez l'icône en forme de triangle rouge avec un point d'exclamation à gauche de la ligne correspondant à l'utilisateur inactif.
Envoyer une Relance :Recherchez l'icône de haut-parleur située à l'extrême droite sur la ligne de l'utilisateur concerné. Cliquez sur cette icône pour envoyer automatiquement un nouveau lien d'activation à l'adresse e-mail de l'utilisateur. L'utilisateur recevra un e-mail contenant un nouveau lien qu'il pourra suivre pour définir son mot de passe et accéder à Workspace.
Activer ou Désactiver un Employé :
Pour gérer l'état actif d'un employé, utilisez les options “Activer” ou “Désactiver” disponibles dans le profil de l'employé. Cela peut être utile lors des départs ou des suspensions temporaires.
Édition Avancée :
Pour modifier les informations d'un utilisateur dans Workspace, vous devez simplement cliquer sur l'icône en forme de crayon située à droite sur la ligne de l'utilisateur concerné. Cette action ouvre une page détaillée où vous pouvez voir et modifier les informations de l'utilisateur à travers trois onglets distincts : “Information d'identification”, “Contrat” et “Absence & Congés”.
Sections du Profil de l'Employé
Le profil de l'employé est divisé en plusieurs sections clés, chacune fournissant des informations spécifiques :
Informations Personnelles :
Photo de Profil : Affiche la photo de l'employé.
Nom Complet : Nom et prénom de l'employé.
Adresse E-mail : Adresse e-mail professionnelle de l'employé.
Numéro de Téléphone : Numéro de téléphone principal de l'employé.
Détails Professionnels :
Poste : Intitulé du poste occupé par l'employé.
Département : Département auquel appartient l'employé.
Date de Début : Date de début de l'emploi.
Informations de Paie :
Salaire : Dernier salaire payé.
Type de Contrat : Type de contrat (CDI, CDD, etc.).
Historique des Absences et des Congés :
Congés Restants : Nombre de jours de congé restants.
Documents :
Contrats : Copies des contrats de travail.
Certificats : Certificats médicaux, attestations, etc.
Demande en attente :
Demande du salarié : Demande de congé , note de frais , de moyens , d'avance sur salaire.
Objectifs en cours :
5 derniers objectifs en cours : Libellé ; progression et date de fin
Modifier les Informations du Profil
Accéder au Mode Édition :
Cliquez sur le bouton “Modifier” situé en bas à gauche de la page de profil.
Mettre à Jour les Informations :
Modifiez les champs nécessaires. Assurez-vous de remplir correctement tous les champs requis.
Enregistrer les Modifications :
Cliquez sur “Mettre à jour” pour sauvegarder les modifications apportées au profil de l'employé.
La présentation du profil de l'employé dans Workspace Socium est un outil indispensable pour une gestion efficace et centralisée des ressources humaines. En exploitant toutes les fonctionnalités offertes, vous pouvez assurer une administration fluide et précise des informations de vos employés.
Si vous avez des questions ou besoin d'assistance supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.